Adjoint au chef de service

Détails de l'offre

Famille de métiers Architecture, bâtiment et logistique > Maintenance des bâtiments tous corps d'état Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi POSTE A POURVOIR UNIQUEMENT EN INTERNE

•Assurer le fonctionnement quotidien (RH, communication et gestion administrative).
•Pilotage des dossiers finances et RH pour la régie en lien avec les responsables.
•Coordonner les activités administratives et financières qui composent le service.
•Assister le Chef de service Régie des Bâtiments dans la préparation et le suivi de l’ensemble des documents nécessaires au pilotage de l’activité (projets de bon, bons de commande, tableaux de bord, facturation,RH).
•Réaliser toutes les actions nécessaires à la traçabilité des documents administratifs, comptables et techniques.
•Préparer l’ensemble des documents destinés à la paie et suivi de carrière.
•Rédiger les pièces techniques de marchés publics liées à l’activité et analyser les offres.
•Assurer le suivi des bons de commandes. Missions / conditions d'exercice Activités principales
•Assurer le fonctionnement administratif quotidien et le management opérationnel du service (incluant volet DRH pour la gestion des congés des agents)
•Suivis financiers et comptables des travaux
•Suivi de la situation comptable des entreprises et fournisseurs
•Participer à la mise en application des outils du service
•Rédaction des différents projets de bon, marchés et hors marchés
•Constitution de tableaux de bords (état des dépenses des travaux en cours, état par entreprise)
•Traitement informatique des dossiers
•Réalisation de travaux de bureautique
•Constitution des dossiers papiers
•Savoir traiter l’information et la reformuler pour les différents ateliers
•Repérer et réguler les dysfonctionnements et les conflits
•Assurer l’application du respect des règles de sécurité
•Assurer le suivi de carrière des agents de la régie (congés, CET, maladie, heures sup, véhicules, astreintes, EPI, formations)
•Référente pour le service des logiciel RH, Heures sup, économat
•Suivi et information des différentes communications liés au service.

Activités occasionnelles, saisonnières ou spécifiques
Classement et archivage Profils recherchés Savoirs :
•Connaissance du cadre législatif territorial, statut de la fonction publique et règlementation.
•Connaissances générales sur le suivi documentaire d’un chantier.
•Interface avec les fournisseurs.
•Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
•Utilisation logiciels Astre, Marco Web, GLPI
•Reporting envers la hiérarchie.
•Méthodes de classement et d’archivage.
•Connaître les techniques et outils d’organisation de l’activité
•Repérer et réguler les dysfonctionnements et les conflits


Savoir faire :
•Savoir définir les priorités et les urgences.
•Savoir organiser un suivi documentaire rigoureux.
•Rédaction de pièces comptables (marchés et hors marchés)
•Rédaction des rapports d’activité
•Capacité à analyser les besoins et anticiper les besoins futurs


Savoir être :
•A l’écoute du personnel
•Sens de la pédagogie et de la diplomatie
•Esprit d’équipe
•Respect du devoir de réserve
•Rigueur
•Capacité d’analyse et de synthèse
•Savoir prioriser les demandes
•Discrétion professionnelle
•Disponibilité
•Polyvalence
•Autonomie
•Déontologie