Assistant immobilier et maîtrise d'ouvrage (f/h)

Dans le cadre d’un remplacement, un poste de d’assistant immobilier est à pourvoir, en CDI temps complet.

Finalité: L‘Assistant(e) immobilier assure le suivi administratif courant des projets immobiliers et chantiers, ainsi que le secrétariat du service et différentes missions selon les besoins de celui-ci. Il(elle) gère au niveau administratif le parc locatif détenu par l’Institut Catholique de Lille (ICL) autant que des SCI dans lesquelles l’ICL est impliqué. Il (elle) vise à la satisfaction des locataires et occupants en lien avec l’exploitant.

MISSIONS

Gestion administrative et financière / comptable: cette partie des missions est assurée en liaison étroite avec le(la) Gestionnaire Administratif et Financier au sein de la DPI, ainsi qu’avec le Service Comptabilité (DAF)

* Assurer le circuit complet des factures : réception, vérification de la présentation, visa de la maîtrise d'œuvre (interne ou externe), visa N+1, copie, transmission au service comptabilité pour règlement, enregistrement informatique, classement, etc. Etablir et mettre à jour un tableau récapitulatif du suivi des factures des chantiers en cours. Veiller à ce que les entreprises soient réglées. Etablir les tableaux annuels des factures.
* Suivre le circuit complet des appels de fonds dans le cadre des demandes de subventions; dans le cadre, par exemple, des conventions avec le Conseil Régional, la ville de Lille, l’ADEME, Caisse des dépôts, ou autres financeurs spécifiques.
* Etablissement des commandes directes et mise à la signature
* Réceptionner les factures, situations et les certificats de paiement de la maîtrise d’œuvre et des entreprises
* Vérifier les entités, les montants, les chantiers, et la TVA et relance(s) si erreur
* Transmettre à la comptabilité et vérifier le bon enregistrement dans le logiciel (date d’enregistrement / oubli, entités, montants, chantiers)
* Répondre aux relances/demandes des fournisseurs (téléphone, mail, courrier)
* Répondre aux diverses demandes de la comptabilité (RIB fournisseurs, confirmation…)
* Demander les virements spécifiques (acomptes …)
* Mettre à jour les tableaux de suivi par SCI
* Suivre administrativement et financièrement les projets immobiliers en lien étroit avec les chargés d’opération (coordination en équipe interne)

Gestion locative: cette partie des missions est assurée en liaison étroite avec la Direction Administrative et Financière (DAF), et notamment le(la) responsable juridique et financière pour les affaires immobilières, ainsi que le Service Comptabilité

* Gérer la base de données des locataires (tableaux croisés dynamiques). Etablir et mettre à jour le répertoire des locaux, le transmettre à la comptabilité. Suivre les comptes individuels des locataires ou des services : avenants, mouvements de locaux, préparation des appels de loyers,
* Assurer l’interface entre les occupants et les prestataires de services (par exemple, questionner les entreprises pour s'informer du suivi des chantiers de rénovation afin de pouvoir répondre aux questions des occupants, en cas de réclamation d'un locataire, noter la réclamation, demander l'intervention du service technique et informer le locataire du suivi, etc.).
* Appeler les loyers (édition des facturations et appels de loyers) pour les différentes SCI gérées au sein de la DPI
* Réaliser le secrétariat lié à la convocation aux assemblées générales et contribuer à la rédaction du contenu en fonction des besoins.
* Contribuer à la mise au point et au suivi régulier de l’outil informatisé de Gestion de Patrimoine («GestPat»), pour l’historisation des baux, des loyers, des révisions de loyers, des appels de loyers, des mises à jour et des requêtes associées (extraction de données).

Accueil / interface avec l’extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes
* Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées.
* Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Prendre en charge les relations avec les services internes à l'Université (comptabilité, technique, logistique, sûreté, sécurité, informatique, RH, etc.) pour ce qui concerne les échanges de documents et toutes demandes au quotidien.

Gestion administrative / intendance du service

* Gérer le courrier: distribution, affranchissement.
* Assister à la facilitation et à l’organisation des déplacements (réservation train et/ou véhicules ou autres) ou d’évènements
* Réceptionner les appels téléphoniques du service. Centraliser les messages courriels de la messagerie du service.
* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, compte-rendu, tableau, planning, etc.).
* Participer à des réunions et en assurer les comptes rendus
* Mettre à jour les fiches contact OUTLOOK et annuaires Excel (par affaire)
* Gérer l’agenda du Directeur des Projets Immobiliers et réaliser la prise de rendez-vous dans le périmètre du service.
* Rechercher des informations et constituer un dossier de préparation pour les réunions auxquelles le Directeur des Projets Immobiliers participe.
* Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l’entité (fournitures diverses) : rédiger et suivre les bons de commandes, réceptionner tout ou partie des commandes, vérifier les factures et les faire valider par la/e N+1, s’assurer de la transmission des éléments de facturation au service comptabilité. Respecter les procédures d'achat établies au sein de l'ICL.
* Coordonner et assurer l’archivage des dossiers et documents relatifs aux affaires et projets immobiliers au titre de l’archivage «papier» aussi bien qu’au titre de l’archivage électronique dématérialisé; en garantir la qualité de classement et de nomenclature (sommaire, repérages); être force de propositions pour améliorer le classement, le repérage et la conservation de ce qui est nécessaire.
* Suivre administrativement et financièrement les sinistres (RC ou multirisque) en coordination avec les chargés d’opération.
* Formation supérieure de niveau bac +3 minimum, dans les domaines de la gestion immobilière et/ou de la maitrise d’ouvrage ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 3 ans minimum dans une fonction similaire ou équivalente.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise du Pack Office.
* Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé/e et rigoureux/se, être dynamique et réactif/ve, faire preuve de discrétion et de confidentialité.
* Savoir-être adapté au travail en équipe, dans un esprit de collaboration.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Depuis 1875, l’Institut Catholique de Lille est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et du secteur sanitaire et médico-social, au nord de Paris. Héritier d’un riche patrimoine et porté par des valeurs chrétiennes et humanistes, il incarne une vision holistique de l’enseignement, de la recherche, de la santé et de l’action sociale.

Composé de 12 établissements d’enseignement, 6 unités de recherche et implanté sur 5 campus, il couvre l’ensemble des champs disciplinaires et propose 100 filières de formation. Pour nos 950 collaborateurs, travailler prend une nouvelle dimension : celle d’une aventure où chaque membre de notre équipe contribue à façonner l’avenir de l’enseignement et de la société. La diversité de nos activités implique une grande variété de métiers et d’emplois, reposant sur des compétences, expertises et savoir-faire spécifiques.

Reconnue d’utilité publique et labellisée EESPIG, notre institution, sans actionnaire et à but non lucratif, réinvestit 100 % de ses résultats pour promouvoir l’innovation et pérenniser les actions sociales. Découvrez notre histoire et notre vision sur