Gestionnaire de dossiers – marchés publics

DÉFINITION MÉTIER

Le/La Gestionnaire de dossiers prend en charge toutes les opérations administratives de son domaine d'activité. Il/Elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il/Elle a pour mission de gérer les dossiers transversaux et participe à des activités propres au poste occupé. Il/Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la direction, suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation. Il/Elle est chargé(e) de mettre en place et de faire appliquer l’ensemble des règles et procédures dans le service ou la direction. Il/Elle recherche les informations (règlements, lois, etc.), les traite et les diffuse aux collaborateurs des services concernées. Il/Elle joue un rôle d’interface au sein de l'établissement.

FINALITÉ DU POSTE

Le/La Gestionnaire de dossiers – Marchés publics sécurise juridiquement les contrats non stratégiques (rôle d’un sécurisateur junior). Il/Elle contribue également à la performance des achats en accompagnant les directions opérationnelles dans la formalisation du besoin, le choix de la procédure, le montage du marché, les décisions et arbitrages juridiques, la passation du marché, l’analyse des offres, la notification du marché et les décisions en lien avec l’exécution du marché. Il/Elle conçoit les contrats publics et les dossiers de consultation des entreprises et assure la transversalité entre la direction de la commande publique et les directions opérationnelles.

CONDITIONS D’EXERCICE :

Lieu d’affectation : Siège (Le Crayon).

Bureautique : Poste de travail, Logiciels métier.

Certification/Brevet/Permis : Permis B.

Temps de travail : Complet.

Cycle horaire : fixe (35/39h) ou variable (37h30).

Date prévisionnelle de prise de poste : 01/03/2025.

ACTIVITES PRINCIPALES

TRONC COMMUN « Gestionnaire »

Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,

Conseiller les usagers et agents sur les procédures,

Collecter et traiter des données spécifiques à son domaine d'intervention dans le respect des procédures définies,

Gérer un portefeuille de dossiers en tenant compte des objectifs, moyens, contraintes et des échéances,

Participer à la réalisation des diagnostics sectoriels, à l’élaboration de scénarios prospectifs et à la rédaction de cahiers des charges techniques,

Instruire les dossiers (régularité juridique, administrative et comptable),

Rédiger les documents administratifs, les notes d’information, les comptes rendus et/ou procès-verbaux de réunion,

Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité,

Coordonner les activités avec les partenaires,

Participer à l’élaboration des marchés publics et à l’analyse des offres,

Rechercher et diffuser des informations,

Synthétiser et présenter des informations,

Vérifier la validité des informations traitées,

Créer et renseigner des tableaux de suivi des activités du service,

Contribuer à la réalisation des rapports d’activité,

Détecter et résoudre les anomalies identifiées,

Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques,

Aider à la mise en place de supports de communication.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

Gestion de la commande publique :

Participer à l'évaluation préalable des besoins et au sourçage avec les directions opérationnelles,

Examiner dès l’expression du besoin la possibilité de prendre en compte les objectifs de développement durable et d’intégrer une clause sociale,

Intégrer une démarche « performance achat » lors de la définition du besoin et la rédaction du contrat afin de s’assurer de retenir l’offre économiquement la plus avantageuse,

Formaliser ou aider à formaliser les pièces administratives de la commande publique à partir des éléments communiqués par les services prescripteurs (fiches projets de marchés),

Rédiger les pièces contractuelles et administratives des marchés (acte d'engagement, cahier des clauses administratives particulières, les avis d'appel public à la concurrence, etc.), en cohérence avec les pièces techniques et en collaboration avec les services concernés,

Sécuriser les contrats ainsi que des avenants non stratégiques (notamment marchés inférieurs à 90 000 € HT et autres marchés de la commande publique ou encore la gestion et le contrôle de la remise en concurrence des marchés subséquents d’un accord cadre existant)

Sécuriser l’analyse des offres des marchés, notamment inférieurs à 90 000 € HT,

Élaborer et piloter les outils de la commande publique,

Participer aux commissions (CAO, commissions de concession et de DSP, jurys, etc.),

Participer aux séances d’ouverture des plis et aux différentes commissions,

Participer aux négociations : rédactions des PV, etc,

Rédiger les rapports de présentation dans le cadre des différentes procédures,

Effectuer un pré-contrôle de légalité et préparer les dossiers pour transmission,

Assurer la rédaction, le suivi et le contrôle des ordres de service,

Assurer la notification des marchés,

Assurer la motivation des rejets des offres,

Participer à la gestion des contentieux et précontentieux,

Rédiger et valider les éventuels avenants.

Contrôler les actes de sous-traitance en cours d’exécution du marché,

Rédiger les courriers de pénalités.

Rédaction des marchés publics :

Assurer la mise en place et le suivi des outils pour sécuriser la rédaction et la passation des marchés publics (outils métiers, modèles de document, canevas, clauses, etc.).

Validation des autres contrats de la commande publique :

Rédiger et effectuer la validation juridique des contrats et documents liés à l’exécution.

Accompagnement des directions internes tout au long du processus achat (aide à la rédaction, orientation et utilisation des modèles types, etc.).

Légende : I : Initiation P : Pratique M : Maîtrise E : Expertise

COMPETENCES PRINCIPALES

Connaissances

Environnement territorial (M)

Organisation et services de l’EPCI (M)

Instances, processus et circuits de décision de l’EPCI (M)

Environnement professionnel du/des domaines d’activité (acteurs, partenaires, etc.) (M)

Enjeux, évolutions et cadre normatif du/des domaines d’activité (M)

Gestion administrative (M)

Règles budgétaires et comptables (P)

Marchés publics et achats (P)

Techniques de prise de notes (M)

Techniques de numérisation (M)

Méthode de classement et d'archivage (M)

Savoir-faire

Outils bureautiques et environnement Web (M)

Utiliser des logiciels et des progiciels (M)

Rédiger des documents administratifs (notes, rapports, synthèses, comptes rendus etc…)(M)

Réaliser un reporting écrit et/ou oral (tableaux de bord, indicateurs etc…) (M)

Assurer la gestion administrative des contrats le cas échéant (M)

Assurer la planification et le suivi des dossier (M)

Gérer un budget (P)

Gérer et actualiser une base d'informations/fonds documentaire (M)

Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires (M)

Recevoir et orienter les demandes dans le respect des normes en vigueur (M)

Travailler en équipe (M)

Gérer le stress (P)

Gérer un conflit (P)

Archiver des documents (M)

Assurer une veille informationnelle et réglementaire (M)

Savoir-être

Esprit d’analyse et de synthèse

Autonomie

Rigueur

Organisation

Réactivité

Sens relationnel

Esprit d’équipe

Force de proposition

Diplomatie

Discrétion

Adaptabilité et flexibilité

Ponctualité

COMPETENCES SPÉCIFIQUES

Connaissances

Réglementation des marchés publics et modalités d'application (M)

Outil plateforme de dématérialisation des marchés (M)

Méthodes, outils et procédures de planification et de contrôle des actes (M)

Procédure de passation des marchés publics/concessions (M)

Savoir-faire

Rédiger et valider des contrats en respectant les urgences et délais contraints donnés par l’EPCI (M)

Contrôler et valider des procédures juridiques au regard des risques contentieux (M)

Analyser un besoin (M)

Analyser un comportement, un contexte, une problématique (M)