Agent chargé d'accueil, des cartes d'identité et passeport et assistant gestion administrative

Sous l'autorité du Maire et la responsabilité de la Responsable des services administratifs et du D.G.S vous êtes intégré(e) dans une équipe administrative de 4 agents en tant que chargé(e) de l'accueil, des cartes d'identité et passeports et assistant(e) administrative

Missions :

* l'accueil téléphonique et physique des principaux interlocuteurs de la Commune et du CCAS (administrés, associations, partenaires institutionnels, économiques, sociaux...) ; le renseignement en direct sur un premier niveau d'information ; le relais en interne après avoir procédé à un filtrage adéquat,

* Gestion et suivi des demandes de cartes d'identité et passeports

* la gestion des affichages réglementaires de la Mairie,

* la mobilisation concrète et quotidienne au niveau de l'activité courrier " arrivée " et " départ " (ouverture, enregistrement, affranchissement...)

* l'accomplissement, en fonction des demandes de la hiérarchie, du secrétariat courant, notamment la mise en forme et parfois la rédaction en autonomie de certains courriers,

* la transmission dématérialisée aux services préfectoraux, de l'ensemble des actes transmissibles au titre du contrôle de légalité, tous services confondus,

* l'actualisation des informations et des données administratives internes de la collectivité, dans chaque outil informatique de la collectivité

CONTRAINTES DU POSTE :

* Permanence plusieurs samedis matins dans l'année

* Participation aux cérémonies de mariage (samedi après-midi), et aux élections

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :

Rémunération : Base statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP parts fixe et variable) + Action sociale (CNAS) + protection sociale complémentaire

PROFIL RECHERCHE :

* Connaissance de l'environnement territorial et des partenaires institutionnels,

* Réactivité / respect des délais,

* Techniques rédactionnelles administratives et de communication,

* Bon niveau d'orthographe et de grammaire

* Savoir hiérarchiser et prioriser (urgent/important)

* Maîtrise des techniques d'accueil

* Capacité organisationnelle et à gérer les imprévus

* Pré-requis en urbanisme et comptabilité souhaités,

* Qualités relationnelles (hiérarchie, public, autre agents, prestataires)

* Disponibilité

* Dynamisme ; discrétion et sociabilité

* Rigueur

* Ponctualité

* Adaptabilité

* Polyvalence

* Travail en équipe / savoir rendre compte,

* Maîtrise d'Internet et des outils bureautiques (Word / Excel) +

* Pratique souhaitée du logiciel MILORD (Ségilog) / BERGER - LEVRAULT et des flux dématérialisés,