Secrétaire assistant

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité de la Cheffe de service Communication et Relations Publiques, vous assistez son quotidien et assurez le suivi du fichier protocolaire. Missions / conditions d'exercice A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Assistance de la Cheffe de service :
-Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, filtrez les appels et transmettez les messages
-Vous organisez l'agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités
-Vous rappelez les informations importantes
-Vous organisez et planifiez les réunions, rédigez les ordres du jour et respectez les délais de transmission de documents avant la réunion

Actualisation et exploitation des bases de données relatives au protocole :
-Vous gérez et mettez à jour quotidiennement le fichier protocolaire
-Vous recherchez les informations utiles à l'actualisation (contacts téléphoniques, lecture de presse,
-envoi de courriers, etc.)
-Vous réalisez des extractions afin d'établir des listes d'invités en fonction de la nature des événements

Activités ponctuelles :
-Vous assurez un renfort sur les différents postes du service (réception, évènements)
-Vous aidez à la réalisation des dossiers commémoratifs
-Vous assurez le classement et l'archivage des dossiers du service Profils recherchés Vous êtes titulaire d'un CAP/BEP ou d'un Bac Professionnel Secrétariat.
Vous avez une maîtrise de l'environnement bureautique d'un poste de travail. Une bonne expression écrite et orale est nécessaire pour la tenue de ce poste. Une expérience dans le domaine du secrétariat sera appréciée. La connaissance de base du protocole est un plus.

Vous êtes doté d'un bon relationnel, savez faire preuve de courtoisie et de diplomatie. Réactif, organisé et rigoureux, vous êtes capable de vous adapter rapidement.