Le Groupe Building Management est une société Holding qui opère un écosystème complet d'entreprises dans la maîtrise d'œuvre et rassemble notamment de nombreuses sociétés spécialisées dans le domaine de la conception, la réalisation et le suivi de projets immobiliers.
Nous recherchons un ASSISTANT(E) D'ACCUEIL pour la société RCPI basée à Beauvais. (60)
Vos missions:
Standard
· Prise des appels téléphoniques (doubles appels),
· Gestion des messages par mail + cahier,
· Gestion du message d'accueil lors des fermetures pour les congés.
Gestion des envois postaux
· Affranchissement du courrier et enregistrement des lettres suivies et courrier RAR,
· Donne le courrier une fois affranchi à la direction pour le dépôt à la Poste.
· Suivi des lettres AR + lettre suivie sur le site internet la poste.fr,
· Suivi du stock des timbres et lettre suivi,
· Transmet la commande via le fichier Excel à la direction.
Gestion fourniture
· Suivi du stock papier A4 &A3,
· Suivi du stock fourniture (Classeur, pochette, élastique, boites à archives.),
Gestion des clés
· Remise des clés contre signature sur le tableau de suivi, rangement des clés.
Suivi des dossiers litiges
· Transmission des documents, recherches des éléments pour les assureurs, classement.
Gestion de l'archivage
· Archivage des dossiers RCPI, ECPH et des dossiers contentieux, classements divers, etc.,
· Gestion informatique (déplacement des dossiers archivés sur le réseau) + fiches classeur,
· Recherche de dossier dans les archives si besoin.
Gestion de documents sur le réseau
· Impression et enregistrement de tous les documents liés aux permis de construire,
· Création et transfert des dossiers informatiques sur le réseau,
· Réalisation des Devis Quantitatif Estimatif,
· Réalisation des notices descriptives pour les envois en consultations.
Panneau de chantier
· Réalisation des panneaux chantiers de permis de construire,
· Demande des devis pour constat d'huissiers si nécessaire,
· Copie et enregistrement des constats d'huissiers sur le réseau,
· Envoi des constats d'huissiers originaux aux clients.
Plans
· Pliage de plans,
· Impression de plans si besoin
Présentation
· Elaboration de l'ensemble des classeurs suivi de chantiers, des diverses pochettes dossiers en cours, etc. Tous les aspects liés aux créations des dossiers au niveau des armoires,
· Création de nouvelles pochettes avec demande de PLU auprès des mairies et autres documents si besoin.
Consultations
· Consultations des entreprises appels préalables si besoin avant envoi des dossiers,
· Envoi des dossiers de consultation via We Transfer ou par courrier selon la fiche de suivi et avec les derniers plans validés,
· Collecte des devis des entreprises, suivi et relance avec tableau « suivi de consultation »,
· Classement des devis par corps de métier dans le classeur,
· Transmission des éléments dossiers aux clients (copies des devis, planning des RDV entreprises, tableaux récapitulatifs des devis),
· Prise des rendez-vous de négociation auprès des entreprises avec le client.
Appels d'offres
· Gestion des appels d'offres
Planning
· Suivi du planning chantier Annuel RCPI,
· Suivi du planning chantier Hebdomadaire pour les réunions de chantier RCPI.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Horaires:
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Experience: Débutant accepté
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