Agent d'accueil h/f

L’agent d’accueil est chargé d’accueillir, orienter et renseigner le public et les usagers en veillant à véhiculer une bonne image de la collectivité.

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et de tout type de public

• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité

• Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité

• Recevoir, filtrer et orienter les appels

• Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d’urgence

• Enregistrer le courrier

2. Orienter le public vers les différents services

• Renseigner sur le fonctionnement et l’organisation de la collectivité

• Orienter le public vers les bons interlocuteurs, accompagner et présenter les visiteurs

• Gérer les demandes de la population, délivrer les documents administratifs (CNI, attestations…)

3. Instruire les dossiers relatifs aux affaires générales

• Recevoir et instruire les déclarations de débit de boisson, les demandes de titres de séjour et les attestations d’accueil pour les étrangers

• Délivrer les autorisations de sortie du territoire

• Effectuer le recensement militaire

4. Développer les relations avec les associations

• Prendre en charge les réservations et les plannings d’occupation des salles communales

• Assurer la liaison avec les gestionnaires dédiés chaque salle et le pôle Bâtiments/Logistique des services techniques avant et après la location

• Superviser, en lien avec l’élu délégué aux associations, les relations contractuelles avec les associations de la commune

Les savoirs :

• Techniques et outils de la communication

• Organisation, organigramme et services de la commune

• Rôle et fonctionnement d’une commune de taille moyenne

Les savoir-faire :

• Accueillir le public avec amabilité

• S’exprimer clairement et reformuler les demandes

• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

• Identifier le degré d’urgence d’une demande

• Renseigner les usagers sur les règles liées à l’état civil

• Utiliser un standard téléphonique

• Utiliser les outils traditionnels de la bureautique

• Gérer les situations de conflit et de stress

• Trier, reprographier et mettre sous pli des documents

Les savoir-être :

• Amabilité

• Réactivité

• Écoute

• Disponibilité

• Bonne présentation

• Discrétion professionnelle

• Diplomatie et patience