Poste
Votre environnement de travail
Le pôle Magasin, gestion, diffusion, expédition et reprographie, (7 personnes), a pour principales missions de diffuser les produits d'information et de formation de l'INRS (affiches, brochures, dépliants, DVD...). Il est en relation directe avec les clients de l'INRS (réseau de l'Assurance maladie-Risques professionnels, entreprises, services de prévention et de santé au travail, entreprises, organismes de formation...) et assure la gestion des commandes gratuites et payantes selon la politique de diffusion de l'INRS. Il gère physiquement et informatiquement le stockage des produits INRS et assure toutes les étapes nécessaires à leur expédition. Il coordonne également la gestion des abonnements aux revues périodiques de l'INRS et réalise l'impression (reprographie) de différents produits pour l'ensemble de l'INRS (cartes de visites, posters, kakémonos, brochures...).
Vos missions
* Réceptionner, analyser et compléter si besoin les commandes des clients externes et des demandes internes, reçues par le biais de différents supports (mail, courrier, téléphone, applications web, ...),
* Traiter les commandes gratuites et payantes selon la politique de diffusion de l'INRS et assurer leur enregistrement dans l'outil informatique de gestion des stocks,
* Etablir et envoyer aux clients, par courrier ou via une plate-forme dédiée, les devis, pro-forma, factures,
* Editer les bons de préparation des commandes pour les magasiniers,
* Réaliser un bilan régulier des commandes traitées et des commandes en cours,
* Planifier et réaliser en lien avec les magasiniers les inventaires mensuels du stock,
* Suivre, en lien avec la direction de l'administration générale, la facturation des commandes payantes en France et à l'étranger, les relances et les litiges de facturation,
* Gérer les retours clients et les retours internes de documentation,
* Réaliser l'archivage physique et numérique des commandes,
* Assurer une continuité de service avec l'autre assistante du pôle
Votre profil
Formation
* Bac - Assistanat commercial, administratif
Expérience
* 5 ans dans une fonction similaire
Compétences requises
* excellente maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire),
* maîtrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint,
* connaissance appréciée du logiciel Cegid Ultimate XRP
Qualités recherchées
* rigueur,
* organisation,
* esprit d'équipe et bon relationnel,
* esprit d'analyse,
* aisance à l'oral et à l'écrit
La maîtrise de l'anglais serait un plus
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