Assistant / assistante de gestion administrative

Description de l'emploi
Contexte:

Dans le cadre d'une alternance, la Direction Stratégie et développement/formation executive education recherche un/une:

Assistant/ Assistante administratif/administrative F/H
(Alternance sur 2 ans)

Ce que nous attendons de vous :

1) Aider à la préparation et à l'organisation de la logistique des formations interentreprises afin de garantir le bon déroulement des formations :
Vérifier l'affectation (bonne taille pour le groupe) et la disposition des salles
Préparer la logistique des cours et les matériels pédagogiques spécifiques si besoin
Commander les pauses et les réservations des déjeuners/plateaux repas si besoin

2) Aider au suivi administratif des apprenants/apprenantes en conformité avec les obligations légales et les procédures internes
Créer le trombinoscope des promotions
Saisir les présences et les notes dans les logiciels de l'école et faire le suivi de l'assiduité
Gestion des participants/participantes « stand alone » (qui ne prennent qu'un cours)

3) Assurer l'interface administrative des intervenants/intervenantes externes
Gérer les fiches de renseignement vacataires et assurer l'interface avec les Ressources Humaines pour les nouveaux intervenants/intervenantes

4) Aider les Coordinateurs/Coordinatrices de programme dans leurs tâches quotidiennes et la gestion des imprévus et des urgences

Ce que nous recherchons :
Vous êtes en cours de formation Bac+2/3 (Type BTS Assistant/Assistante Manager, BTS Assistant/Assistante de gestion PME-PMI, BTS Assistant/Assistante de Direction ou tout autre formation équivalente)
Vous maîtrisez l'ensemble du Pack Office ;
Vous êtes capable de travailler en équipe et avez un goût pour les systèmes d'informations
Vous montrez de fortes capacités d'adaptation, de sens du service et des priorités
Vous êtes autonome, rigoureux et réactif
Vous avez un anglais opérationnel

Ce que vous y gagnerez :

Une expérience valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale, classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies
Grâce à une politique RH dynamique, des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans)
Être en lien avec une population internationale et multiculturelle
Travailler au sein d'une structure qui agit et affirme sa posture en faveur de l'égalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon s'engage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ+ en signant la Charte d'Engagement de l'Autre Cercle
Faire partie d'une structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements domicile - travail à vélo
7 semaines de congés payés par an
Basé/basée sur le campus siège à Lyon