Suite des activités du service
Échanger régulièrement avec les greffes d'autres établissements sur le respect des procédures.
· Accueillir et expliquer aux différents intervenants le rôle du greffe dans un établissement pénitentiaire (élèves surveillants, auditeurs de justice, stagiaires)
· Classement et vérification du dossier pénal, du quantum de peine à exécuter et de l'ensemble de la situation pénale.
· Mise en place de l'information consulaire pour les détenus étrangers en application de la convention de Vienne du 24/04/1963.
· Tenue des registres obligatoires
ü Gestion des situations pénales
· Vérification des extraits pour écrou, jugements et arrêts afin de les mettre à exécution,
· Notifier les décisions pénales aux détenus dans le respect des délais
· Transmettre les jugements et arrêts au service régie pour l'indemnisation des parties civiles.
· Transmettre la fiche pénale aux différents interlocuteurs concernés tels que le service exécution des peines, le Service d'Insertion et de Probation (SPIP), le Juge de l'Application des Peines (JAP) et la Préfecture (dans le cas de détenus étrangers).
· Être en lien avec la préfecture afin de vérifier la régularité des situations des étrangers
· Inscrire sur la feuille de contrôle toute modification de la situation pénale et la transmettre aux interlocuteurs concernés.
· Planifier systématiquement les remises de peines à examiner en Commission d'Application des Peines (CAP)
ü Gestion de l'individualisation de la peine
· Préparation des commissions d'application des peines et des débats contradictoires en lien avec l'autorité judiciaire, mise en oeuvre et suivi des décisions prises par le juge de l'application des peines.
· Gestion des dossiers d'orientation et de proposition d'affectation (MA127, MA128, MA700)
ü Gestion administrative
· Consultation et alimentation du Fichier Judiciaire national automatisé des Auteurs d'Infractions Sexuelles (FIJAIS) du Fichier Judiciaire National automatisé des Auteurs d'Infractions Terroristes (FIJAIT)
· Planification des mouvements de transferts sur GENESIS
· Mise en relation (téléphonique ou électronique) avec les différents services relatifs aux transferts tels que la DI, l'ARPEJ ou l'escorte pénitentiaire de l'établissement.
· Liens directs avec les services de gestion des extractions judiciaires : Autorité judiciaire, gendarmerie, police, PREJ.
· Répondre aux sollicitations des interlocuteurs (magistrats, greffiers, avocats, autorités)
· Planifier les CAP dans GENESIS dès que le JAP nous transmet les dates de CAP
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