Secrétaire d'établissement à caractère social (h/f)

APASO est une association créée à Massy (91) en 1989 pour accueillir et accompagner vers l'insertion les personnes présentant des difficultés d'ordre psychologique. Au fil du temps, elle a développé trois grands secteurs d'intervention : l'insertion, l'appui à la parentalité, l'accompagnement des jeunes et l'accès au droit. Elle intervient également dans le cadre d'activités socio-judiciaires (réparation pénale des mineurs et stages de citoyenneté). L'association développe ses actions sur la région Ile de France, principalement en Essonne et à Paris.

A Massy, l'équipe est composée de psychologues, de juristes, d'une éducatrice spécialisée et de personnel administratif.
APASO recherche un.e secrétaire à temps plein (H/F) pour son établissement de Massy. Le poste est à pourvoir dès que possible.

Sous l'encadrement et la responsabilité de la directrice de l'établissement de Massy et en lien avec une équipe pluridisciplinaire, votre mission consiste à :
Accueil :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique,
- Orienter le public vers les différents services.

Soutien administratif auprès des équipes :
- Gérer les courriers et les emails,
- Délivrer, gérer et organiser les RDV,
- Réceptionner et constituer les dossiers (papier et numérique).

Gestion administrative spécifique au service de Réparation Pénale des mineurs :
- Stages de citoyenneté : adresser les convocations, assurer l'accueil et l'encaissement,
- Gestion administrative du service: tenir le répertoire des usagers et les statistiques, envoyer les convocations, transmettre les relevés d'activité à la PJJ (Protection Judiciaire de la Jeunesse),
- Participer à la réunion du service.

Soutien à la direction :
- Participer à la facturation du service de réparation pénale des mineurs,
- Mettre en forme les documents,
- Concevoir des tableaux, centraliser et entrer les données statistiques pour les services.
Logistique
- Commander et gérer les fournitures,
- Participer au classement et à l'archivage.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Pack office

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

APASO est une association d'insertion pluridisciplinaire d'environ 60 salariés.