Assistante de gestion administrative direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Apporter un appui et une aide permanents à l’assistante de direction de la Direction Accueil et Accès aux Droits en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers Missions / conditions d'exercice 1/ Travail administratif et soutien à l’assistante de direction
-Traitement des dossiers et saisie de documents
-Gestion des parapheurs et suivi des mises en signature
-Accueil téléphonique du public
-Gestion de l’information, classement et archivage de documents
-Réponse aux demandes d’information de services externes (DDETS, …)
-Planification et suivi (gestion du planning des RAA volants, AP-HM, planning de formations intra…)
-Logistique interne
-Gestion et suivi des agents directement rattachés à la direction dans le cadre du lien avec la DRH (suivi des absences, arrêts maladies…)

2/ Gestion et suivi de l’activité
-Tenue des tableaux de bord et différents outils nécessaires au pilotage de l’activité
-Suivi des dispositifs opérationnels (files actives RSA, instructions des demandes de domiciliation)
-Suivi statistiques des dispositifs (CLSPD, tableaux de bord RSA, PIS…)
-Suivi des conventions

Spécificités :
-Travail en bureau
-Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
-Sous la responsabilité hiérarchique de l’assistante de direction Profils recherchés -BTS SP3S ou niveau Bac + 2 dans le domaine médico-social
-Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
-Polyvalence
-Esprit d’initiative et autonomie
-Qualités relationnelles (esprit d’équipe, discrétion)
-Aisance rédactionnelle
-Méthode et organisation
-Capacité d’adaptation
-Maîtrise de la gestion des conflits
-Maîtrise de l’outil informatique
-Tableaux de bord, outils de planification et suivi
-Contexte et enjeux de la collectivité
-Sens du service public