Au sein d’une Direction composée de 95 agents et sous l’autorité du Responsable du service Education, vous serez chargé(e) principalement de la gestion administrative de la direction
Activités
Secrétariat :
- Gestion des boîtes mail « école » et « sport »
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Impressions et copies pour les associations
- Réservation patinoire pour les anniversaires et les groupes
- Gestion du circuit des parapheurs
- Rédaction de divers courriers et comptes rendus de réunion
- Préparation de réunion
- Organisation et planification de rendez-vous et réunion
- Gestion des besoins en fournitures scolaires administratives
- Réception, impression et contrôle des dossiers de subvention
- Mise à jour des créneaux des infrastructures sportives sur le portail GRR, gestion des demandes de créneaux ponctuels (établissements scolaires, associations…)
- Gestion des envois et retours de conventions et des documents associés
- Gestion des inscriptions pour le Forum des Associations
- Réalisation et envoi du planning hebdomadaire des compétitions sportives
- Gestion des envois des dossiers des conseils d’écoles aux élus
- Gestion du tableau de suivi des demandes de dérogations
- Contrôle des inscriptions scolaires
- Création et renouvellement des codes d’accès des usagers sur le logiciel portail famille
- Commandes des repas des enfants mangeant sur la restauration scolaire (2 fois par semaine)
Accueil et renseignement du public en l’absence de l’agent d’accueil :
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- Prise de note des messages
- Inscriptions scolaires via les logiciels onde et portail famille
- Inscriptions restauration scolaire et accueils périscolaires du matin et du soir
- Distribution des divers documents aux agents de la Direction.
Comptabilité en l’absence du coordinateur finances :
- Gestion comptable (bons de commandes, traitement des factures...)
Les missions peuvent être amenées à évoluer.
- Connaissance des outils informatiques et bureautiques
- Qualité rédactionnelle
- Qualités relationnelles
- Rigoureux et méthodique
- Organisé et autonome
- Sens du travail en équipe
Qualifications requises
- CAP/BEP secrétariat exigé et/ou BAC secrétariat souhaité
- Expérience dans le secteur de l’administratif
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