Le responsable des cartes nationales d'identité et des passeports gère la production, l'édition et la distribution des cartes d'identité et passeports dans une mairie ou dans un service administratif national. Ce rôle implique la supervision de la délivrance de ces documents officiels, la gestion des demandes des usagers, la conformité aux réglementations en vigueur et la sécurité des données personnelles. Le responsable est également chargé d’assurer la relation avec les citoyens, les autorités compétentes et les prestataires pour garantir la bonne marche de ce service administratif.
MISSIONS :
M1 :Gestion de la production des cartes d'identité et des passeports :
- Superviser le processus complet de demande et de délivrance des cartes d'identité et des passeports.
- Veiller à la conformité des documents, du recueil des informations à la remise des titres aux citoyens.
-Assurer la gestion des stocks de matériaux (cartes, papiers sécurisés) et le bon fonctionnement des équipements nécessaires à la production de ces documents.
M2 : Vérification des demandes :
-Examiner les demandes de cartes nationales d’identité et de passeports (vérification des pièces justificatives, conformité avec les exigences administratives et légales).
-Contrôler l'exactitude des informations fournies par les usagers, et valider les dossiers complets avant leur transmission aux services compétents pour la production des documents.
- Assurer un suivi des demandes et informer les citoyens des étapes du processus de traitement de leur dossier.
M3 :Relation avec les usagers :
-Être l’interlocuteur privilégié des citoyens pour répondre à leurs questions et les orienter dans leurs démarches administratives.
-Gérer les réclamations et résoudre les problèmes rencontrés par les usagers en lien avec la demande de documents d'identité.
-Organiser des permanences ou des horaires d’ouverture spécifiques pour faciliter l’accès au service.
M4 :Suivi administratif et réglementaire :
- Assurer le respect des délais de délivrance des titres de transport.
-Mettre en œuvre les changements législatifs ou réglementaires relatifs aux cartes d'identité et passeports (modification des procédures, nouveaux critères de sécurité, etc.).
- Veiller à la mise à jour des outils informatiques et des bases de données (gestion des demandes, des renouvellements, des refus, des retraits de documents, etc.).
M5 :Sécurisation des données personnelles :
- Garantir la confidentialité et la sécurité des informations personnelles collectées dans le cadre des demandes de documents d'identité.
- Mettre en place des protocoles stricts pour la gestion et la protection des données sensibles, en conformité avec la législation sur la protection des données (RGPD).
- Sensibiliser les équipes à la gestion sécurisée des informations.
M6 : Suivi de l'approvisionnement et de la logistique :
- Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires pour assurer l’approvisionnement en matériaux nécessaires à la production des titres.
- Contrôler les flux logistiques liés à la production et à la distribution des cartes et passeports (envoi, réception, livraison, etc.).
- Préparer les documents nécessaires pour la collecte et la remise des titres aux citoyens.
Gestion des réclamations et incidents :
-Traiter les incidents relatifs à la production ou la distribution des titres (erreurs sur les documents, pertes, vols, etc.).
-Mettre en place des solutions pour résoudre rapidement les problèmes techniques ou administratifs.
- Gérer les procédures de retrait ou d'annulation des cartes ou passeports en cas de fraude ou de fausse identité.
M7 :Reporting et suivi de performance :
- Assurer un suivi rigoureux des performances du service (délai de traitement des demandes, taux de satisfaction des usagers, etc.).
-Fournir des rapports réguliers sur l'activité du service à la direction ou aux autorités locales (nombre de demandes traitées, difficultés rencontrées, besoins en formation, etc.).
Connaissances administratives et réglementaires : Maîtrise des procédures relatives à la demande et à la délivrance des cartes d'identité et des passeports, ainsi que des règles de sécurité liées à ces documents.
Gestion des documents administratifs : Compétence dans la gestion et la production de documents officiels sécurisés, en respectant les normes et standards en vigueur.
Relation avec les usagers : Capacité à gérer les demandes des citoyens avec diplomatie, à fournir des informations claires et à résoudre les problèmes de manière proactive.
Compétences informatiques : Maîtrise des logiciels de gestion des demandes de titres (bases de données, systèmes de traitement des informations, etc.) et des outils de sécurité des données.
Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, à respecter les délais et à maintenir un haut niveau d’organisation dans le travail quotidien.
Sécurisation des données personnelles : Sensibilité aux enjeux de sécurité des données et respect des normes relatives à la protection des informations personnelles.
Communication : Bonnes capacités de communication, tant en interne qu’avec les usagers.
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