Implanté à Lille au cœur d’Eurasanté, l’Institut Supérieur d’Ostéopathie de Lille (InSO Lille) forme depuis près de 20 ans des professionnels libéraux ostéopathes. Cette formation s’étale sur 5 années d’études et inclut, en fin de cycle, une mise en pratique professionnalisante au sein de la Clinique Ostéopathique Lilloise. Le poste d’assistant(e) des études répond aux besoins propres de la dynamique du programme de formation de nos étudiants. A cet effet, l’assistant(e) des études réalise toutes les missions en relation avec les étudiants afin de favoriser le bon déroulement des études, et promeut le Système de management de la qualité de l’Ecole. Il/elle est le garant du bon déroulement des audits internes, participe à la gestion pédagogique, administrative et logistique, et réalise l’accueil des étudiants et enseignants.
Vos missions
En interaction permanente avec la direction, les coordinateurs pédagogiques, le chargé de communication et la comptabilité, l’assistant(e) des Etudes et de la qualité de l’Ecole aura 4 principaux axes de travail :
1. L’assistance administrative des études
o Participer à la planification des enseignements et des examens, en lien avec les coordinateurs et responsables pédagogiques.
o Diffuser les emplois du temps aux étudiants et enseignants.
o Assurer la gestion administrative des données des étudiants en suppléance de la comptabilité (dossiers d’inscriptions, mise à jour des bases de données, saisie et communication auprès des coordinateurs pédagogiques des absences/écarts au règlement, certificats de scolarité, notes).
o Réaliser les enquêtes de satisfaction des étudiants au regard des enseignements de l’Ecole.
o Archivage et numérisation des documents journaliers dans une démarche Qualité.
2. La Qualité, l’hygiène et la sécurité
o Rédiger et faire vivre le manuel qualité.
o Assurer la planification et le suivi des audits internes. Le cas échéant, leurs réalisations.
o Assurer le bon respect des normes d’hygiène et sécurité (référent du domaine).
o Veiller à la formation du personnel en matière de qualité et de sécurité (en lien avec la direction).
o Organiser les exercices incendies.
o COVID : réceptionner, traiter, et suivre les mails et appels des étudiants positifs ou cas contacts (référent du domaine).
3. La gestion logistique
o Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques : recueillir les besoins, gérer la réservation des salles et matériels et modifier les attributions de salles si nécessaire.
o Veiller à la bonne organisation et au lancement des examens (evalbox) en lien avec les coordinateurs pédagogiques.
o Participer à l’organisation et à la préparation logistique de divers évènements en lien avec le chargé de communication de l’Ecole (journées « tests », journées portes ouvertes, soutenances de fin d’études, cérémonie de remise de diplôme, etc.).
4. L’accueil et l’interface avec l’extérieur
o Accueillir, renseigner (mails et appels) ou orienter des personnes (enseignants, étudiants, parents, prestataires, etc.).
o Réceptionner les commandes.
o Assurer le lien avec les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques et la direction.
Vos compétences
* Bac + 2 minimum exigé, type BTS assistant manager ou formation assimilée + expérience dans le domaine de la Qualité.
* Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique de l’Ecole (Hyperplanning, evalbox…).
* Maitrise avancée des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Maîtrise de la grammaire, de l’orthographe, et de l’expression orale.
* La connaissance de l’enseignement supérieur et des normes de contrôle qualité inhérentes aux agréments des Ecoles privées d’ostéopathie serait un plus.
Avantages
titres restaurant
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