Assistant(e) de gestion administrative)

La personne recrutée sera chargée d'assurer le secrétariat du centre d’incendie et de secours, de la compagnie et de la coordination formation, le suivi déconcentré de la gestion des sapeurs-pompiers volontaires des C.I.S. de la compagnie de Saint-Flour

Missions principales
- Frappe de courrier, mise en forme, classement, archivage
- Suivi administratif de dossiers
- Contrôle et transmission des pièces relatives aux accidents de service des SPP et SPV du centre vers le service RH de la direction selon la procédure établie.
- Tenue et suivi des dossiers administratifs des sapeurs-pompiers volontaires de la compagnie en liaison avec les chefs de centre, selon les procédures du service Ressources Humaines
- Mise à jour des dossiers d’engagement des sapeurs-pompiers volontaires selon les procédures du service Ressources Humaines
- Suivi administratif des journées de recrutement et des tests sportifs pour les sapeurs-pompiers volontaires
- Envoi des courriers
- Tenue et suivi des dossiers administratifs de demande de stage (collégiens, lycéens, …) sous couvert du chef de centre
- Suivi administratif et aide au coordonnateur formation de la compagnie de Saint-Flour
- Utilisation du logiciel FORSYS : Envoi des convocations aux formateurs et stagiaires, édition des attestations de présence, des attestations de stage, des diplômes, suivi administratif des formations, envoi des dossiers administratifs de stage
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier, assembler, trier, classer, archiver des documents
- Rechercher, synthétiser, présenter, diffuser des informations

Missions Secondaires
- Aide au secrétariat et à l’archivage en tant que de besoins au profit des CIS de la compagnie de Saint-Flour
- Etablissement de bons de commandes pour les dépenses associées au fonctionnement du CIS et de la compagnie de Saint-Flour et suivi d’articles budgétaires délégués
- De manière très peu fréquente et uniquement en cas d’absence de l’ensemble des SP de garde, stationnaire inclus, l’agent est autorisé à prendre en charge le standard du CIS (formation minimale sur Systel)

• Maîtrise des techniques de secrétariat et bureautique

• Excellente maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire et syntaxe)

• Connaissance du statut des sapeurs-pompiers volontaires et professionnels

• Connaissance et maitrise avancée des outils bureautiques et informatiques : logiciels Word, Excel, Outlook

• Connaissance de l’outil métier : FORSYS

• Sens de l’organisation

• Soins dans la réalisation des documents

• Respect des procédures internes

• Savoir rendre compte

• Rigueur

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

• Sens des relations humaines et du travail en commun

• Respect de la hiérarchie