Secrétaire des sous-directeurs

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération statutaire + Régime indemnitaire (RIFSEEP/CIA) Descriptif de l'emploi Au sein de la Sous-direction Administration Finances au Groupement Juridique et sous la responsable des instances paritaires et du secrétariat des sous-directeurs, le ou la Secrétaire des sous-directeurs assure le secrétariat des sous-directeurs et les assiste dans le suivi de dossiers et projets de service. Missions / conditions d'exercice •Assurer le secrétariat des sous-directeurs :
-Mettre en forme les courriers ou tous types de documents ;
-Gérer les agendas et organiser des réunions et rendez-vous ;
-Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
-Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
-Recevoir et réorienter les demandes ;
-Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;
-Photocopier et assembler des documents ;
-Trier, classer et archiver des documents ;
-Assurer les commandes de fournitures de bureau pour le SEM, suivre le budget et traiter les factures.

•Participer à la préparation des instances paritaires ;
•Assurer le suivi des projets et de l’activité des sous-directeurs ;
•Rédiger des compte-rendu et/ou procès-verbaux de réunion
•Assurer le suivi des contraventions et des recours auprès de l'Officier du Ministère Public ;
•Assurer la gestion des permanences des Colonels d'astreinte départementale et des chefs de site Nord et Sud sur le logiciel métier (AGENDIS). Profils recherchés De niveau minimum BAC/BAC +2 dans le domaine du secrétariat /gestion administrative, vous maitrisez les outils informatiques et vous êtes doté(e) d'une expérience minimum 3 ans dans des fonctions similaires.

Ce poste requiert :
- Connaissance des règles/techniques de secrétariat,
- Maîtrise les logiciels de bureau (WORD, EXCEL...)
- Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles
- Disrétion, rigueur, organisation, réactivité
- Attachement au service public