Mission principale
Assurer la gestion d'activités administratives au sein de l'UCLy, dans le respect des procédures internes et de la règlementation en vigueur.
Missions et activités
* Gérer en équipe et en collaboration les dossiers administratifs de l'ESTRI, comprenant, outre des activités de secrétariat classiques, des activités de gestion de la scolarité et de la planification.
*Participer à la mise en œuvre logistique des événements et des manifestations de l'ESTRI (remise des diplômes, événements d'information),
*Assurer l'accueil du public et répondre aux demandes de renseignements (en direct, par courriel, par téléphone) : apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants...,
*Assurer la transmission d'informations (affichage, éditions, diffusion et classement) : notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition des statistiques...,
*Préparer et suivre des réunions d'information et réaliser des compte-rendus,
*Mettre en place et alimenter des tableaux de bord, des statistiques,
*Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants et des réclamations,
*Assurer la gestion financière des dossiers étudiants et des tiers (devis, notes de frais, suivi des factures, relances),
*Assurer un lien de communication et de coordination avec les équipes pédagogiques,
*Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc,
*Archiver des dossiers, effectuer des classements,
*Administrer des enquêtes,
*Accompagner administrativement des actions de communication,
*Participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports,
*Assurer un lien d'information sur les programmes de FPC auprès de différents publics,
*Suivre, contrôler la réalisation et assurer le reporting de certaines actions,
*Accompagner administrativement la mise en œuvre des mesures liées à la Qualité (Qualiopi).
Profil et compétences
*Formation : Bac+2 avec expérience,
*Sens de l'organisation, ouverture et esprit d'initiative,
*Rigueur, efficacité, organisation, autonomie,
*Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics,
*Bonne maîtrise de l'environnement numérique de travail (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique),
*Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels,
*Capacité à travailler en équipe.
Durée du temps de travail : Temps complet
Poste à pourvoir : dès que possible
Experience: 1 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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