Secrétariat-accueil maison des solidarités de gap-fangerots

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Contexte :
La particularité du poste de secrétaire Enfance exige des attendus liés à la fonction :
-Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques (tenue des tableaux de suivi des échéances des mesures d’Aide Sociale à l’Enfance)
-Être à l’aise dans les tâches de secrétariat (90% secrétariat/10% Accueil)
-Être sensibilisée aux problématiques de protection de l’Enfance et dispositifs de l’Aide Sociale à l’Enfance
-Bon relationnel en équipe de travail

Pour l’ensemble des missions exercé en Agence Territoriale

Accueil téléphonique et physique du public : généraliste, spécifique et dans le cadre de l’Accueil Social Inconditionnel de Proximité

-Écoute, information, orientation, de 1er niveau ;
-Conseil et assistance aux usagers ;
-Prise de messages et rendez-vous ;
-Gestion du courrier « arrivée et départ » ;
-Remplacements ponctuels possibles au sein de l’équipe de secrétariat de la Maison Des Solidarités ou de l’Agence Territoriale ;
-En fonction des besoins, aide à la complétude des dossiers administratifs. Missions / conditions d'exercice Secrétariat en Maison Des Solidarités et en Agence Territoriale

-Gestion administrative des dossiers papiers et informatisés des usagers ;
-Prise de notes, mise en forme des rapports dans le respect de la charte graphique.

Gestion administrative d’une ou plusieurs thématiques spécifiques (Enfance, Autonomie, Insertion, vulnérabilité)

-Saisir dans SOLIS et participer aux évolutions du logiciel métier ;
-Participer à l’organisation des différentes instances ;
-Gérer un tableau de bord, les échéanciers, les statistiques et l’archivage des documents validés notamment dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Contribution à la formation des professionnels

-Accueil et accompagnement des stagiaires.

Participation au groupe de travail des secrétaires

-Harmonisation des procédures ;
-Gestion des relations avec le public. Profils recherchés Diplômes et formations souhaitées :
Baccalauréat professionnel ou général ou niveau
Spécialisation ou expérience en secrétariat

Bureautique : Niveau Requis : Maîtrisé
Pack OFFICE / Internet / Outlook / intranet
Capacité à se former sur de nouveaux logiciels informatiques

Expérience :
Accueil de public / Secrétariat

Application métier :
Solis / I-parapheur

Permis de conduire : C ☐ E ☐ B ☒

Détails :
Bonne connaissance des procédures des dispositifs et de l’organisation de l’institution ;
Rigueur et sens de la méthode ;
Grande discrétion ;
Esprit d’initiative ;
Disponibilité horaire ;
Aptitude et intérêt aux relations humaines, qualité d’écoute et de contact, sens des relations notamment avec les publics en difficultés ;
Capacité de travail en équipe.