Assistant de secteur et d'accueil (h/f)

Poste à pourvoir dès que possible, vos missions seront :
Assurer la relation entre les publics accompagnés et les intervenant(e)s :
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique, orienter le cas échéant :
o Reçoit, renseigne, trace et oriente le visiteur à l'accueil
o Emet, reçoit, transfère/renseigne et enregistre les appels
o Prépare les devis, contrats et avenants du service prestataire ; suit leur retour
o Prépare les documents et matériels d'accueil des bénéficiaires et intervenants
o Traite les demandes des personnes accompagnées et des aidants, et des intervenants à domicile
o Transmet au responsable de secteur les informations survenues lors de l'intervention (en cas d'incident ou de difficultés rencontrées) et/ou relatives à l'évolution du dossier (modification dans le comportement de la personne aidée ou dans son environnement)
o Traite et/ou distribue le courrier postal, réalise l'affranchissement et l'envoi
Organiser et planifier l'activité des intervenant(e)s :
- Mettre en œuvre et suivre la planification :
o Met à jour le planning des interventions dans le respect du cadre légal et conventionnel
o Traite les aléas et les modifications de planning : les identifie, définit les priorités et gére les absences des salariés et des personnes accompagnées
o Garantit une transmission d'information auprès des personnes accompagnées et des intervenants en cas de modification de planning
o Signale les difficultés de remplacement et les communique au responsable de secteur
o Veille au respect des temps de travail individuel et à la modulation du temps de travail
o Alerte le responsable de secteur en cas de dépassement horaire du plan d'aide
Mettre en œuvre la logistique nécessaire au bon fonctionnement du service :
- Remettre les équipements de protection aux personnels d'intervention et assurer l'enregistrement et le suivi des stocks
- Enregistrer et suivre le prêt de véhicule et leur entretien -Assurer l'impression et la reliure des documents
Exercer des activités administratives et/ou techniques liées à son domaine de compétence :
- Assurer le suivi administratif des dossiers :
o Participe aux réunions et au fonctionnement du service
o Enregistre les accidents du travail et transmet les informations à le ou la responsable pour déclaration ainsi qu'aux pôles RH et gestion et à la RSS
o Valide et suit la télégestion et enregistre et prépare les déplacements du personnel d'intervention pour la réalisation de la paie et de la facturation
o Met à jour régulièrement les dossiers informatiques des salariés et des bénéficiaires
o Assure le classement et l'archivage des dossiers
Assister le ou la responsable dans l'accomplissement de sa mission. Assurer, le cas échéant, une délégation du ou de la responsable sur des tâches définies :
- Organiser les déplacements professionnels
- Aider à la coordination d'équipe
- Faciliter la relation entre publics accompagnés et intervenant(e)s
Missions transverses :
- Effectuer son action en cohérence avec l'ensemble des autres acteurs du service ou de l'Association -Coordonner son action part le respect de procédures - Rédige des notes et des comptes rendus
Compétences techniques et organisationnelles :
- Savoir accueillir le public et assurer une gestion efficace des appels téléphoniques
- Savoir organiser des plannings d'activité dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles
- Savoir rédiger des supports - Etre en capacité de traiter et transmettre l'information
- Etre en capacité de réaliser la gestion administrative des contrats
- Savoir préparer et organiser des réunions - Savoir rendre compte à son/sa responsable mais aussi aux collègues et partenaires
Compétences sociales :- Faire preuve de capacités d'écoute-Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs-Savoir travailler en équipe, être organisée et prioriser, rigueur, adaptabilité, autonomie, maîtrise de soi

Experience: 12 Mois

Compétences: Organisation du système sanitaire et social,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Évaluer régulièrement les besoins de la personne,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Accueillir en face à face,Assurer la gestion administrative d'une activité,Relayer de l'information,Respecter la confidentialité des informations

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.