Assistant(e) support polyvalent(e) (h/f)

Il est recherché un(e) assistant(e) qui, au sein du pôle inscription de l'autorité,

Sous l'autorité du responsable hiérarchique du pôle « inscription des commissaires aux comptes » aura pour mission :

- de renforcer l'équipe chargée de l'instruction des dossiers en préparant et en envoyant les décisions prises par le bureau de la H2A ; et de suivre les envois en recommandé,
- d'assurer les fonctions d'accueil physique et téléphonique du pôle inscription;
- de numériser et classer minutieusement les différentes pièces des dossiers physiques et de dématérialiser ces dossiers dans le système d'information de l'autorité (courrier, accusé de récepption...)
- de procéder à l'archivage des dossiers d'inscription ;

Sous l'autorité du directeur de la division financière et de son adjoint aura pour mission :

- de gérer les agendas et les échéances de la division, de réceptionner, diffuser, classer et mettre à jour les documents adressés à la division ;
- d'assurer la gestion et le suivi administratif des cotisations en répondant au téléphone et aux e-mails notamment pendant les périodes de campagne de déclaration, en participant aux actions de relances et de mises en demeure :
- d'assurer le suivi administratif de la division : saisir, rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, e-mails, tableaux, .), les expédier, les classer et les archiver ;
- de gérer la logistique et les moyens matériels des deux divisions :, s'assurer de la mise à disposition et du fonctionnement des outils de communication, etc. ;
- de participer, avec les autres assistant(e)s de la H2A, aux fonctions d'accueil physique et téléphonique, de gestion du circuit du courrier ainsi que de réservation et de préparation des salles de réunion.

Profil :

Formation aux outils bureautiques et à la gestion administrative.
Qualités requises :

- Rigueur, discrétion, méthode et fiabilité ;
- Sens de l'organisation et des priorités et autonomie ;
- Excellents présentation et relationnel, sens de l'écoute et aptitude au travail en équipe ;
- Aisance et clarté rédactionnelles.
travail en bureau partagé avec 3 autres collègues
Locaux accessibles situés à la Défense
télétravail possfble après 6 mois d'intégration
L'une de ses missions est d'inscrire sur des listes nationales publiées sur le site internet de l'autorité les commissaires aux comptes, les organismes tiers indépendants et les auditeurs des informations en matière de durabilité en France après avoir vérifié qu'ils remplissent les conditions posées par le code de commerce pour faire usage de cette qualité.

La division financière est chargée du traitement des questions budgétaires et financières de l'autorité et assure, depuis 2020, le recouvrement direct des cotisations dues à la H2A. Elle comprend depuis fin 2022, une brigade de vérification des cotisations.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,aisance travail sur plusieurs écrans

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.