Référent-e guichet unique

Référent-e du guichet unique, en lien avec le portail famille, de la gestion de la régie des prestations proposées par la MIC, du suivi des inscriptions, de la gestion des élections, des jurés d’assise, des inscriptions des jeunes au recensement militaire et de la gestion des salles municipales

◦ Accueil physique et téléphonique
- accueillir et orienter le public
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- assurer le suivi des demandes effectuées par courriel
- identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- organiser l'espace d'accueil : mise à disposition et actualisation des documents d'information et de communication
- collecter l'information et assurer la promotion des ressources, activités et événements municipaux
- réaliser les supports d'information

◦ Gestion d'une régie de recettes
- encaisser les recettes réglées par les usagers
- gérer et délivrer les prestations (tickets cantine, cartes et tickets garderie, carte atout loisirs...)
- contrôler la régie quotidiennement
- verser et justifier les encaissements auprès de la Trésorerie et du service Comptabilité
- éditer les différents états et documents administratifs liés à cette gestion
- gérer les virements des paiements effectués par chèque, par carte bancaire et téléréglement
- suivre les règlements effectués pour chaque mode de paiement

◦ Suivi des inscriptions aux différentes activités permanentes et ponctuelles
- gestion des inscriptions aux activités municipales en lien avec les familles
- gestion des documents administratifs liés aux inscriptions (éditer les formulaires, établir les listings, élaborer les plannings... pour les différents services)
- gestion des reports de rendez-vous d'inscription

◦ Assurer la gestion des élections
- Participer aux réunions de la commission électorale et en établir un compte rendu
- Réaliser les inscriptions, changements d'adresse, radiations
- Suivre les révisions électorales (clôture du 10 janvier et du 28 février)
- Éditer les tableaux récapitulatifs et en assurer la transmission auprès de l'INSEE et de la Sous-Préfecture
- Assurer la refonte électorale
- Organiser les élections en lien avec la Direction Générale des Services

* Éditer les cartes électorales

*Participer à la cérémonie citoyenne de remise des cartes électorales

* Établir les listes électorales

* Organiser la propagande en lien avec la Direction Générale des Services

* Établir les listes d'émargement

* Contrôler, enregistrer les procurations

* Préparer les urnes

* Assurer une permanence électorale le jour des scrutins

◦ Assurer la gestion des Jurés d'assises
- Effectuer le tirage au sort pour la liste préparatoire
- Éditer les courriers adressés aux jurés
- Éditer la liste préparatoire et en assurer l'envoi à la Cour d'assises
- Informer les futurs jurés : renseignement au guichet et participation à la réunion annuelle d'information collective
- Éditer les courriers d'information à destination des jurés faisant partie de la liste annuelle.

◦ Gestion des inscriptions des jeunes au recensement militaire
- Inscrire les usagers et contrôler leur identité
- Éditer les attestations de recensement
- Transmettre les fichiers de recensement à la caserne de Lille (chaque trimestre)

◦ Gestion des salles
- Renseignements
- Réservations des salles pour les services
- Remise des clés

Savoir-faire et qualités professionnelles :

◦ Gérer les situations de stress et réguler les tensions

◦ Rigueur : organisation et méthode

◦ Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l'urgence

◦ Gérer avec courtoisie et efficacité des situations nombreuses

◦ Avoir le sens du relationnel

◦ Discrétion et confidentialité

• Gestion des élections

• Régisseuse suppléante de la régie unique + régie salles

• Gestion des salles

Ensemble des connaissances liées aux spécificités du poste