Secretaire de direction h/f

3. MISSIONS DU SECRETARIAT DE DIRECTION

1. Organiser l'activité quotidienne de la Direction

Gestion de l'agenda des Directeurs :
- Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
- Réponse aux sollicitations et invitations formulées auprès des Directeurs ;
- Coordination des plannings pour assurer la bonne synchronisation des agendas.

Gestion des correspondances :
- Réception, enregistrement informatique, et ventilation du courrier vers les secteurs ;
Afficher la suite
- Gestion des circuits de signature : réception, vérification et ventilation des parapheurs ;
- Enregistrement numérique et référencement des courriers sortants ;

Accueil et orientation du public
- Accueil téléphonique : réception, traitement et/ou orientation des appels entrants ;
- Accueil numérique : traitement de la boite mail du secrétariat ;
- Accueil physique : accueil et orientation du public (rendez-vous, visites spontanées)

Gestion des tâches logistiques : gestion des stocks et des commandes de fournitures, demandes d'interventions techniques, réservation et préparation de salles de réunion.

2. Assister la direction dans les tâches administratives

Préparation des dossiers et réunions

Classement et archivage de dossiers et documents

Appui administratif à la gestion des affaires générales : rédaction de courriers, notes, comptes rendus, conception de présentations

Aide ponctuelle aux différents secteurs de la direction : suivi des grèves, participation aux conventions/PST, participation au processus administratif suite au choix des internes

3. Suivi des nominations aux chefferies de pôle et de service

Appel des appels à candidature et suivi des réponses

Rédaction des décisions des nominations

Mise en paiement des primes et contrôles paie afférents

Mise à jour et suivi d'un tableau de bord