Type de contrat
CDI
QUI SOMMES-NOUS
SUEZ Recyclage & Valorisation des déchets propose des solutions de gestion et de valorisation matière, énergétique et biologique de tous types de déchets pour produire de nouvelles ressources. Les équipes de cette activité contribuent à la collecte, au tri, au démantèlement, au recyclage, à la valorisation et la commercialisation de nouvelles ressources et des services spécialisés sur sites et industriels. VOTRE MISSION
Rattaché(e) au Directeur d'agence,
l'assistant(e) d'agence a pour rôle de le seconder au niveau de l'Agence en prenant en charge les tâches administratives, la gestion et le suivi des dossiers, les prises de rendez-vous, l'élaboration du planning et bien d'autres misions.
Par nature, il /elle est polyvalent(e). A la fois assistant(e), comptable, juriste, il/elle sait faire face à tous les événements de l'entreprise et trouve la plupart du temps les solutions adéquates en toute autonomie.
Grâce à son travail en matière de communication et de documentation, il / elle facilite le travail de son manager en le déchargeant des tâches administratives. En véritable tour de contrôle, il/elle joue un rôle essentiel dans l'accomplissement de ses nombreuses missions.
Gestion des tâches administratives, comptables et de secrétariat
Assurer le secrétariat de l'agence (rédaction et gestion des courriers, des chronos, des appels, classement/archivage,) ;
Assurer et garantir la traçabilité des dossiers administratifs et correspondances avec les services de l'Etat (Préfecture, DREAL, CPAM, Inspection du Travail, etc.) et les parties intéressées (clients AD, riverains, propriétaires, etc.) ;
Assurer les relations avec les Communes et villes sur lesquelles se trouvent nos implantations ;
Assurer la gestion de l'agenda du Directeur d'agence et du CODIR ainsi que la réservation des transports et hébergements ;
Participer à l'élaboration des rapports mensuels et annuels d'activité de l'Agence et en assurer la diffusion ;
Assurer la bonne gestion du répertoire informatique commun de la direction ;
Gérer la diffusion des informations interne du Territoire et de l'Agence sur l'ensemble des écrans dédiés.
Assurer quelques missions RH spécifiques
: Suivi des visites médicales pour le personnel du CODIR Agence ; Missions de correspondant(e) RH ; Bonne diffusion des informations en lien avec la politique RH sur l'ensemble du périmètre ; Collecter des éléments de paye pour la population du territoire rattachée au directeur ; Suivi du planning d'absence de l'ensemble de l'encadrement de l'agence ; Organisation des réunions CSE et diffuser les comptes-rendus.
- Préparation de réunions internes et externes
Organiser d'un point de vue logistique' des réunions, rendez-vous, visio-conférences, Webex ;
Organiser les séminaires, événements internes (inauguration de sites, journée portes ouvertes) en lien avec les services de la Direction de la Communication ;
Préparation des supports de présentation (documents, synthèses, supports, mise en forme de documents sous PowerPoint notamment.
- Aide au suivi du fonctionnement opérationnel et commercial de l'Agence Gérer à la demande du Directeur d'agence des dossiers spécifiques (Schéma Directeur, Actions Santé & Sécurité, etc.), des actions de communication, des opérations immobilières, etc. ;
Consolider les données principales de l'Agence (centraliser et contrôler les données en provenance des installations, des services supports et du siège, les consolider et les mettre en forme, assurer des supports de présentation) ;
Assurer la synthèse et la diffusion les reportings (tonnages, faits marquants, Sécurité, Production, commerce) de l'Agence et garantir ensuite leurs diffusions auprès des services destinataires (RCS, CDV, contrôle de gestion, comptabilité notamment).
- Liaison entre les différents services de l'entreprise Véritable relais de l'information, les interlocuteurs de l'assistant(e) d'agence seront multiples.
Jouer le rôle d'interface entre le Manager et les divers interlocuteurs de celui-ci (interne entreprise et externe) en apportant de la réactivité et de la fluidité ;
Gérer l'Agenda Agence' et liaison avec Territoire';
Organiser des déplacements, notamment la réservation des transports et des hébergements
- Suivre les dépenses, création des bons de commandes et des factures émises ;
Gérer des notes de frais
- Saisir les temps d'activité, absences des membres du CODIR dans l'outil de suivi ;
- Gestion des plannings :
- Mise à jour des dossiers clients, et relationnel selon les cas ;
Aide au suivi de la gestion du portefeuille clients du directeur Agence (Apporteurs directs et autres clients industriels) ;
Aide à la préparation des contrats, conventions et autres documents commerciaux et contractuels.
·
Aide au suivi financier de l'Agence
Suivi des commandes CAPEX et OPEX stratégiques de l'Agence auprès des fournisseurs et en lien avec les exploitations ;
Mettre en place des collaborations avec les fournisseurs ;
Préparer en fin de mois les éléments nécessaires à la clôture des comptes (Diverses provisions, Factures et avoirs à établir) ;
Vérifier la conformité de certaines écritures analytiques ;
Ø
Participer à certaines réunions opérationnelles pour le suivi des plans d'actions et gérer certaines actions correctives.
La différence est une chance.
Suez s'engage en faveur de l'insertion des travailleurs handicapés.
VOTRE PROFIL
De formation Bac +2 minimum Gestion ou équivalent, l'assistant(e) d'agence peut être spécialisé(e) par le biais d'une licence ou d'un master professionnel.
Expérience de 5 ans minimum en tant que équivalent Assistant polyvalent gestion PME / PMI (ADV, ADG, Approvisionneur,)
Il/elle dispose d'une expérience professionnelle significative acquise dans un poste similaire et maîtrise les techniques d'assistanat. Outre une capacité d'autonomie, d'organisation et d'anticipation, il/elle possède un excellent relationnel, une bonne orthographe, il/elle est doté(e) d'une grande réactivité et souhaite s'investir dans le développement de la direction.
Maîtrise des outils informatiques exigée (Pack Office
- Internet - Outlook
- Techniques d'accueil et relations téléphoniques
- Gestion documentaires
- Organisation agendas, réunions, rédaction de courriers, notes de synthèse, CR de réunion)
Suez préserve l'équilibre entre vie professionnelle et privée, ce poste est ouvert au télétravail.
#Indeed :Non
BU : Division R&V
- R&V France
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