1. LES MISSIONS
L’assistante de Direction a en charge le secrétariat de la Directrice Adjointe et de ses adjoints (Achats, Logistique et Transition Écologique). Elle est en lien fonctionnel avec les Responsables des fonctions support.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Gérer le secrétariat
Accueil physique et téléphonique : traitement des demandes, filtrage des appels et alerte selon les degrés de sollicitation et de priorité
Gestion et enregistrement des courriers et mails (départ et arrivée, dispatching du courrier)
Rédaction de courriers et de messages électroniques
Codification, mise en forme, diffusion, classement et suivi de courriers ou documents (notes, conventions, comptes rendus)
Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants
Lien entre la Directrice et les différents services logistiques
Suivi de dossiers opérationnels en cours
Gestion documentaire, classement, archivage
- Gérer l’agenda
Organisation et suivi des agendas
Prise de RDV
Planification, organisation et suivi de réunion
- Ressources Humaines
Gestion des congés des agents de la Direction (planning prévisionnel EXCEL et saisie AGILETIME)
Organisation des entretiens de recrutement
Suivi des préavis de grève
- Transition Écologique
Participation et rédaction des comptes rendus des réunions du COPIL Transition Écologique
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