Gestionnaire d'école doctorale (réf. 25641) (h/f)

Au sein du Collège Doctoral de Sorbonne Université, L'Ecole Doctorale 406 gère le parcours doctoral de 140 doctorantes et doctorants, dont 40% de doctorantes et doctorants internationaux. Elle interagit avec 106 encadrants de thèses. Sous la responsabilité d'une/un directrice/ directeur, l'école doctorale, au sein du collège doctoral, organise la formation des doctorantes et doctorants des établissements accrédités, et les préparent à leur activité professionnelle à l'issue de la formation doctorale. Elle regroupe sept unités et équipes de recherche de deux établissements (Sorbonne Université - Paris Sciences et Lettres).

Missions :
Sous l'autorité de la directrice ou du directeur de l'école doctorale (EC), le/la gestionnaire assiste la direction de l'EC. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l'EC : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies.

Fonctions : Gestionnaire d'école doctorale

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Activités principales :

1) Accueillir, informer et orienter les usagers de l'EC.

2) Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorants-tes :
- Étudier et traiter les demandes de candidatures/préinscriptions et de réinscription
- Informer et orienter vers les services dédiés
- Suivre les demandes de thèses
- Veiller au bon déroulement des comités de suivi
- Veiller à ce que chaque doctorant-te bénéficie d'un plan individuel de formation et d'un portfolio. Vérifier le suivi des formations
- Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance et les soumettre au/ à la directeur/ trice, avant traitement par le DIADM
- Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix et les soumettre à la direction de l'ED pour validation, puis les transmettre au Collège Doctoral
- Soumettre la demande de césure à la direction de l'ED pour avis
- Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux et informer tout au long du déroulement
- Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral dans l'application dédiée
- Instruire la recevabilité des dossiers
- Instruire les dossiers de mobilités

3) Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée, .
- Vérifier et stabiliser/fiabiliser les données saisies par les doctorants-tes
- Vérifier et mettre à jour à jour les données relevant de son ED
- Alimenter des tableaux de bord et de suivi
- Répondre aux différentes enquêtes et contribuer à la constitution des dossiers d'évaluation

4) Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser
- Mettre à jour le site internet de l'ED
- Relayer et diffuser des informations aux doctorants-tes et aux encadrants-tes

5) Organiser les événements rythmant la vie de l'ED : journées d'accueil, réunions du conseil, etc.

6) Participer à la préparation du budget de l'ED et réaliser et suivre l'exécution des dépenses en relation avec le bureau de gestion financière du Collège doctoral

7) Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral

8) Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'ED et relayer au DFC les besoins de formation

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Capacité d'analyse, de synthèse,Rechercher l'information, la vérifier et classer,Capacité à interagir avec les structures dédiées ,Maîtriser l'expression orale ,Capacité à appréhender les enjeux des dossiers,Capacité à hiérarchiser et à prioriser

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé.