Secrétaire général de mairie (h/f)

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

POSTE A TEMPS NON COMPLET DE 15H le lundi, mardi et jeudi après-midi 14h-18h et le mercredi après-midi 14h-17h

Possibilité de mutualiser ce poste avec une offre de 20h complémentaire sur une collectivité voisine.

* ACCUEIL (25%)
- accueillir et orienter le public (accueil physique et téléphonique) ;
- accueil téléphonique (prise de rendez vous, renseignements divers, orienter les appels...)

* ADMINISTRATION (25%)
- gérer les formalités et demandes administratives courantes ;
- gérer l'occupation des salles communales ;
- gérer les demandes relatives à l'état civil ;
- tenir les listes électorales ;
- gérer les inscriptions scolaires ;
- réaliser des tâches courantes de secrétariat ;
- identifier et orienter des demandes d'aide sociale ;
- gérer le cimetière.

* COMPTABILITE (30%)
- saisir des engagements et des mandatements ;
- saisir le budget ;
- saisir et établir la facturation de la garderie ;

*SECRETARIAT GENERAL (20%)
- Assister les élus, préparer le conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du maire.
- Suivre les marchés publics et les subventions.
- Gérer le personnel (gestion des temps, paie).
- Gérer les services communaux existants (salle, cantine,...).
- Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires.
- Enregistrer et suivre les dossier d'urbanisme (instruits par l'agglomération)

- SAVOIRS :
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- être autonome dans l'élaboration, la conduite de projet et l'organisation du travail.
- Savoir prendre des responsabilités ;
- Savoir s'adapter aux interlocuteurs ;
- Savoir anticiper ;
- Etre sérieux, ponctuel.