Vos principales missions :
• Gestion administrative - Secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier
- Classe et archive divers documents administratifs
- Rédige et met en forme des courriers ou notes de service diverses
Gestion commerciale :
♦ Pour la partie client, le candidat :
- Réceptionne et transmet des besoins clients
- Saisit des commandes client
- Génère les bons de livraison/réception de travaux
- Génère la facturation client
- Suit les encaissements et effectue les relances le cas échéant
- Transmet les éléments comptables au cabinet
- Contrôle et vérifie la comptabilité dans le logiciel comptable
♦ Pour la partie fournisseur, le candidat :
- Réalise certaines demandes de prix auprès des fournisseurs
- Effectue des commandes de produit auprès des fournisseurs (fournitures diverses, vêtements de travail, EPI, petits équipements, consommables…) après validation de son N+1
- Assure la gestion et le pointage des bons de livraison
- Réalise le suivi et le traitement des factures
- Prépare les règlements aux fournisseurs (validation par la direction)
- Transmet les éléments comptables au cabinet
- Contrôle et vérifie la comptabilité dans le logiciel comptable
Suivi bancaire
- Assure le suivi des comptes bancaires et effectue les rapprochements bancaires
- Prépare les virements (paiements fournisseurs/salaires)
- Transmet les éléments au cabinet comptable
• Gestion administrative du personnel :
- Tient le registre du personnel
- Assure la gestion administrative du personnel intérimaire (si besoin)
- Met à jour et suit les dossiers du personnel (suivi des congés, repos, absences, arrêts maladies, accidents du travail etc…)
- Assure le suivi des pointages des salariés, contrôle les heures déclarées chaque semaine par rapport aux interventions
- Saisit dans le logiciel de paie les heures et les éléments variables de paie
- Vérifie les bulletins de paie établis par le cabinet comptable
- Prépare les virements des salaires et envoie les bulletins de paie
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