Assistant(e) du pôle communication et évènementiel h/f

Assistant(e) du pôle communication et évènementiel H/F, Yvelines

Détails de l'offre

Famille de métiers : Communication > Stratégies de communication

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Rédacteur

Métier(s) Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Oui

Descriptif de l'emploi

Rattaché(e) à la Direction de la Communication, et sous la responsabilité du Responsable du Pôle Communication et évènementiel, vous assurerez le soutien administratif et organisationnel des activités de communication et d’événementiel de la mairie.


Missions / conditions d'exercice

1. Gestion administrative
o Assurer le secrétariat du pôle : accueil physique et téléphonique, rédaction de courriers, notes, comptes rendus et documents divers.
o Suivre les dossiers administratifs liés aux projets de communication et aux événements municipaux.
o Assister dans la gestion des engagements et mettre à jour le tableau de bord de suivi des engagements et réalisations.
o Établir et valider les bons de commande du service, suivre le budget, gérer les courses et la réserve.
o Gérer les appels téléphoniques et courriels, en assurant l’interface avec les services municipaux et les partenaires extérieurs.
o Classer et archiver les documents.
2. Soutien à la communication
o Contribuer à la mise en page et à la relecture des supports de communication (affiches, flyers, bulletins municipaux, publications web).
o Mettre à jour certaines informations sur le site internet et les panneaux lumineux.
o Assurer le suivi des relations avec les prestataires (imprimeurs, graphistes, etc.).
3. Appui à l’organisation des événements municipaux
o Assurer le suivi et la mise à jour du calendrier municipal.
o Élaborer et gérer le rétroplanning des événements.
o Veiller au bon déroulement des projets en garantissant le respect des délais et la mise en œuvre des aspects logistiques, matériels, animations, décoration et catering.
o Travailler en coordination avec les autres services municipaux, ainsi qu’avec les partenaires, prestataires et associations.
o Assurer une présence lors des événements pour appuyer l’équipe dans l’accueil des invités et la gestion du déroulement.
o Faire preuve de disponibilité accrue lors des événements majeurs : cérémonie des Vœux, Fête de la Ville, Marché de Noël, Passionnément Mustang.


Profils recherchés

* Maîtrise du pack office
* Maîtrise des procédures comptables et administratives financières
* Maîtrise des logiciels CIRIL (facturation) et Abellium (régie)
* Maîtrise des techniques de secrétariat bureautique
* Connaissance de la suite Adobe serait un plus
* Sens de l'organisation, rigueur
* Rédaction et mise en forme des documents
* Discrétion
* Capacité de communication, sens relationnel développé
* Adaptabilité : aux différents interlocuteurs, aux priorités du pôle
* Esprit d'équipe
#J-18808-Ljbffr