Responsable du bureau budget achats - adjoint(e) au chef de service

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Activités principales :

Assurer l’encadrement fonctionnel (organiser le travail) du bureau (planning des absences)- 2 agents,
Assurer le lien permanent avec le responsable du bureau logistique immobilier,
Gérer les cartes achats : comptes et habilitations en relation avec le prestataire (plafond annuel, autorisation par transaction …),
Programmer les achats, les marchés et assurer le suivi des échéanciers,
Élaborer un budget en calibrant les ressources,
Préparer, négocier, mettre en œuvre, suivre et rendre compte de l’exécution du budget.
Engager et exécuter les dépenses des BOP de la compétences du SGCD
Réaliser les requêtes dans Chorus cœur pour l’exécution quotidienne des dépenses,
Saisir et valider les achats et dépenses dans Chorus Formulaires (DA+DS+EHJM+SF+FICHE COMM),
Assurer la mise à jour des tableaux de suivi des dépenses,
Assurer la relation avec les plateformes comptables, la DRFIP et le SGCAR,
Contrôler les achats de la commande publique (exécution financière des marchés publics locaux, régionaux et nationaux),
Alerter sa hiérarchie sur les niveaux de consommation, réaliser des analyses financières et budgétaires et rédiger des documents budgétaires,
Assurer la création des tiers fournisseurs et agents,
Assurer le classement et l’archivage des dossiers,
Passer les commandes UGAP, après validation du supérieur hiérarchique,
Gérer les ordres à payer, titres de recettes, produits des ventes et écritures correctives.

Activités par intérim pour assurer la continuité du bureau budget -Achats:

Saisir et valider des achats et dépenses dans Chorus Formulaires (DA+DS+EHJM+SF+FICHE COMM) pour l’action sociale,
Saisir les frais de changement de résidence et congés bonifiés,
Contrôler et valider les ordres de missions, états de frais, factures dans Chorus DT et ROP AMEX (en binôme),
Assurer le paiement des cartes achats
Suivre les crédits d’action sociale collective et individuelle, dossier et suivi Chorus Cœur : paiements séjours et loisirs enfants, arbres de noël et Clas des trois structures (Préfecture, DDT, DDETSPP), secours BDIL, allocation aux parents d’enfants handicapés, subvention pour soutien à la scolarité, rentes accidents du travail et maladies professionnelles, chèques cadeaux, rentrée scolaire,
Liquider les conventions en matière de sécurité prévention et expertises médicales,
Assurer la gestion et le suivi des facturations internes,
Assurer la mise à jour des tableaux de suivi de l’action sociale.

Spécificités du poste / contraintes / sujétions
- Intérim de la chef de service en cas d’absence sur la partie Budgétaire
- Travailler en équipe avec les chefs de bureau, les chefs de service et les - Référents de proximité pour assurer la continuité de service
- Missions télétravaillables (1 jour par semaine maximum)
- Disponibilité
- Devoir de discrétion
- NBI = 10 points

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :
- Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
- Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis
- Connaître les statuts de la fonction publique / niveau maîtrise - requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau maîtrise - requis
- Connaître les différents outils de gestion des crédits / niveau pratique - requis

Savoir-faire :
- Savoir gérer un projet / niveau maîtrise - requis
- Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
- Savoir analyser / niveau maîtrise - requis
- Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise - requis
- Savoir manager / niveau maîtrise - requis
- Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis

Savoir- être :
- Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
- Capacité d’organisation, de pilotage / niveau maîtrise - requis
- Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
- Savoir mobiliser et valoriser les compétences / niveau maîtrise - requis
- Savoir prendre des initiatives / niveau maîtrise - requis
- Savoir rendre compte / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Emplois d’encadrement supérieurs, autre emploi à responsabilité.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles (périmètre ATE). Il est composé de 37 agents :

Direction : une directrice, deux directeurs adjoints référents de proximités des DDI, d’un secrétariat

Il comprend 3 services : le service des ressources humaines, le service budget, achats, logistique, immobilier et le service numérique.

Composition et effectifs du service

Le service budget, achats, logistique, immobilier dispose de 17 ETP

Il est composé de deux bureaux :
- finances-achats (1 B et 2 C)
- logistique-immobilier (2 B et 11 C) dont un pôle logistique, un bureau d’accueil et courrier
- un chargés de mission pilotage budgétaire, stratégie immobilière, transition écologique

Liaisons hiérarchiques

Le responsable du bureau budget est sous l’autorité du responsable du service budget, logistique, achats.

Liaisons fonctionnelles
Le responsable du bureau budget entretient des relations fonctionnelles avec les services bénéficiaires : les agents du SGCD, les acteurs régionaux et nationaux liés à la gestion du budget de l’État.