Charge d'organisation (f/h)

Organiser et gérer des manifestations, colloques et tout évènement au siège de la Région à Lyon.

Au sein de la direction du Patrimoine et des Moyens Généraux, sous l'autorité du responsable de l'Unité évènements, vos missions consistent en :

1) Préparer en amont les colloques et manifestations :
- Préparer les éléments nécessaires pour le Comité de Réception, planning, besoins, contacts...
- Organiser, avec la direction concernée, la manifestation
- Être l'interlocuteur du porteur de projet pour la mise en œuvre logistique : respect des règles de fonctionnement des espaces, des règles de sécurité, conseil sur le déroulement et les prestataires nécessaires...
- Prendre en charge la commande et son suivi auprès des prestataires nécessaires à la bonne réussite de la manifestation (traiteur, hôtesses...)
- Coordonner en interne les interventions des prestataires entre les différents services internes (bâtiment, sécurité, logistique...)

2) Veiller au bon déroulement des manifestations :
- S'assurer de la présence de l'équipe technique et des intervenants en collaboration avec les régisseurs techniques
- Suivre l'ensemble des prestataires intervenants
- Être présent au démarrage de la manifestation voire le cas échéant sur l'ensemble de la manifestation

3) Réserver les salles de Commissions, Verrière et Délibérations
- Planifier les réservations des salles de Commissions, Verrière et Délibérations
- Veiller à la cohérence des besoins en fonction des disponibilités
- Assurer le suivi des salles en lien avec les chargés d'organisation des manifestations et les régisseurs audiovisuels et logistiques
- Assurer l'interface avec l'ensemble des directions et organisateurs tant internes qu'externes

Remplacer le responsable de l'Unité évènements en cas d'absence.

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE :
- Capacité à travailler aussi bien en équipe que de manière autonome
- Capacité à négocier
- Maîtrise de la conduite de réunions
- Expertise dans le domaine évènementiel

SAVOIR ÊTRE :

Rigoureux et doté d'une grande réactivité, vous avez une capacité à exposer et défendre vos choix, à rendre compte et à gérer les conflits. Animé par un sens du service public, vous avez des compétences d'analyse et de synthèse solides, ainsi qu'un sens de l'initiative pour mener à bien vos missions. Vous avez le sens de l'écoute, et faites preuve de discrétion professionnelle et de respect de la confidentialité.

Vos avantages en rejoignant notre collectivité :

Plusieurs formules de travail (27 jours de congés payés et jusqu'à 27 jours de RTT...). Télétravail suivant les postes (jusqu'à 2 jours /semaine). Matériel informatique performant et adapté au travail nomade

Une rémunération statutaire avec des primes mensuelles fixes

Tickets restaurant d'une valeur faciale de 9 € (participation à hauteur de 60% de l'employeur)

Participation aux frais et abonnements de transports (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)

Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)

Un accompagnement individualisé des parcours de formation pour vous rendre acteur de votre carrière professionnelle

Association du personnel proposant des prestations sociales (chèques vacances, allocations de rentrée scolaire, participation culturelle,...) et des actions de loisir, sport et détente

La Région Auvergne-Rhône-Alpes : des valeurs partagées qui donnent du sens à votre travail!