Responsable des affaires générales adjoint(e) à la directrice des affaires administratives et financières

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Attaché
Attaché principal
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Le/la Responsable des affaires générales et Adjoint(e) à la Cheffe de pôle compétences administration, finances (Directrice des affaires administratives et financières) participe au management du pôle en lien étroit avec la cheffe de pôle et assure sa suppléance en cas d’absence.
Il/elle pilote l’administration générale de l’établissement et garantit la sécurité juridique des actes et des documents administratifs et structurants de l’établissement.
Il/elle participe à la coordination et au suivi de la mise en œuvre des orientations stratégiques de l’établissement. Missions / conditions d'exercice 1.Mission de gestion administrative :
-Développer, formaliser, diffuser et actualiser les procédures de la collectivité,
-Garantir la bonne appropriation des procédures administratives par tous les groupements et services de l’établissement,
-Développer la communication interne de l’établissement, en lien avec le service communication et le groupement ressources humaines/formations,
-Assurer le suivi des conventions et des notes de service, dans leur pertinence : recensement, suivi, mise en œuvre, renouvellement, archivage,
-Assurer la coordination et le pilotage des instances de l’établissement en lien avec les services en charge de leur préparation et avec le secrétariat de direction, sur leur programmation, leur organisation logistique et sur le cadrage administratif et juridique des dossiers traités,
-Contrôler et s'assurer de la validité juridique de tout acte et document (conventions, notes…) en lien avec la responsable de la mission juridique,
-Sensibiliser les services aux bonnes pratiques dans la rédaction et le contrôle préalable des actes et des démarches administratives,
-Être force de proposition de toute démarche d’amélioration, de structuration et de sécurisation des procédures, des dossiers et des projets au sein de l’établissement,
-Assurer la coordination d’élaboration et de suivi des indicateurs de pilotage des groupements et services du pôle.

2.Développement durable, mécénat, recherche de financements et chancellerie :
-Assurer le management de la chargée de mission développement durable, chancellerie et mécénat,
-Développer la démarche de développement durable en lien avec la vice-présidente dédiée au sein de l’établissement,
-Mettre en œuvre la politique de chancellerie au sein de l’établissement,
-Piloter la démarche de mécénat,
-Identifier les projets propices à la mise en œuvre du dispositif,
-Procéder au suivi administratif des mécénats et des demandes de financements.

3.En tant qu’adjoint(e) à la Cheffe de pôle compétences administration finances – participation au management du pôle:
-Participer à la définition des objectifs du pôle,
-Piloter les projets structurants du pôle en soutien des équipes du pôle, par un management de projet transversal et par la pédagogie,
-Accompagner les groupements et services du pôle dans la mise en œuvre de leur activité au quotidien et aux projets qui leur sont dévolus,
-Participer à la définition, à la mise en œuvre et au suivi des projets structurants de l’établissement en appui du comité de direction, du Directeur départemental et du Président du CASDIS,
-Assurer le suivi et la mise en œuvre du système d’information du pôle,
-Assurer la suppléance de la DAF en son absence. Profils recherchés Diplômes / Expérience :
-Titulaire d’une licence en gestion, finances,
-Expérience sur un poste similaire appréciée.

Compétences attendues :

1.Savoirs :
-Maîtrise des finances publiques,
-Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et établissements publics ; en particulier des services départementaux d’incendie et de secours,
-Capacité d’analyse et de synthèse financière (tableaux de bords, outils de reporting …),
-Maitrise de l’outil informatique, connaissance de l’outil Civil Net Finances fortement appréciée.

2.Savoir-faire :
-Auditer,
-Conception et pilotage / gestion de projet, d’activité,
-Conduite du changement,
-Evaluation,
-Utilisation de tableur,
-Qualités rédactionnelles et relationnelles,
-Utilisation des applications informatiques spécifiques de requêtes et statistiques.

3.Savoir-être :
-Méthodique, organisé(e), rigoureux (se) et sachant faire preuve d’autonomie,
-Qualités d’écoute, de dialogue, et discrétion professionnelle indispensables,
-Sens du travail en équipe.