Assistant des elus (h/f)

Rattaché(e) au Cabinet du Maire et placée sous l’autorité hiérarchique du Directeur de Cabinet. Vous êtes en charge d'assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction d'apporter une aide permanente à la directrice en termes de gestion administrative, de communication, d'information, de rédaction de courrier et suivi de dossiers.

Recrutement statuaire, ouvert par voie contractuelle (par application de l'article L332-8 du CGFP). Temps de travail : temps complet.

Voici vos missions :

Mission Accueil :

• Accueil public et téléphonique

• Orientation du public vers les services concernés

• Relation avec les services municipaux

• Assurer la réception des usagers pour les élus

Secrétariat des Elus :

• Gestion des agendas des élus

• Préparation et organisation et suivi des demandes de rendez-vous

• Mise en place des réunions

• Préparation des dossiers ou documents nécessaires aux réunions

• Gestion du planning de la salle du Conseil Municipal

• Communication des évènements aux élus et faire en sorte que la représentation de la ville soit assurée dans les différentes manifestations

• Gestion du quorum pour les conseils municipaux

• Suivi des convocations aux différentes réunions extérieures

• Dispatcher les courriers des élus

• Gestion des Mariages et Astreintes

• Gestion des Jurys d’entretien

Gestion administrative :

• Préparation courrier à la demande des élus et mise en forme de documents divers

• Gestion des mails

• Enregistrement des fiches d’audience

• Classement et archivage

• Traitement et envoi des courriers sur CINDOC

• Rédaction des courriers

• Enregistrement des doléances sur le site de la ville

• Traitement administratif de dossiers d’aide financière

• Mise à jour de dossiers des agents de la ville sur CIRIL

• Tri et sélection de CV pour les jurys de recrutement

• Gestion des doléances (enregistrement dans un tableau qui est partagé avec les services)

Vos activités principales seront les suivantes :

• Gestion des agendas (élus)

• Accueil physique et téléphonique

• Recevoir, orienter et traiter les messages

• Relations avec les services municipaux

• Prise de rdv selon des créneaux pré définis (agents / citoyens / prestataires extérieurs)

Vos activités secondaires seront les suivantes :

• Gestion des Jurys d’entretien

• Reprise des tâches des collègues en leur absence

Occasionnellement, vous serez amené(e) à :

• Suivi des réunions des élus communautaires et assurer l’agenda de ces élus

• Appui au RH pour la réception et enregistrement des candidatures

• Traitement administratif de dossiers d’aide financière

Expérience sur poste identique en collectivité territoriale (minimum 4 ans exigé). Connaissance de l'environnement territorial. Formation en lien avec La gestion des conflits et de l'agressivité, en situation d'accueil, mieux appréhender l'environnement territorial afin d'adapter sa posture professionnelle; sont exigées.

• Diplômes
- Brevet des collèges
- BEP Secrétariat
- BAC PRO Secrétariat

• Compétences
- Maîtrise des logiciels bureautique : Word, Excel, Outlook, Tempo, Gmail, ZIMBRA, CIRIL, CINDOC, Intramuros

• Savoir
- Gestion du stress
- Connaissance du territoire de la Ville de la Possession
- Gestion des conflits

• Savoir-Être
- Sens du travail en équipe
- Autonome
- Confidentialité
- Disponible
- Polyvalence
- Sociable
- Responsable dans mon travail.