Assistant de gestion polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative 2121€ mensuel brut Descriptif de l'emploi Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice du CCAS d'Orange, vous aurez pour mission : Missions / conditions d'exercice 1. Assistant de gestion (pôle moyens généraux) :
- Suivi des besoins en achats, mises en concurrence et passation des commandes, aide à la préparation du cahier des charges des nouveaux marchés en lien avec le service marchés publics
- Gestion du suivi technique des véhicules de service
- Gestion et suivi des demandes d'intervention (état des lieux, maintenance du bâtiment, mise en concurrence.)
- Suivi et lien avec le marché nettoyage et le magasin (suivis, consommation, réapprovisionnement, visites de contrôle.)

Au niveau de la Direction : apporter une aide permanente à la directrice de la structure, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
-Traitement de la messagerie du CCAS
-Gérer l’agenda de la Direction
-Assurer la gestion administrative (courriers, conventions, décisions, compte-rendu, notes)
-Aide à la préparation et au montage des dossiers gérés par la Direction
-Préparation des documents et constitution des dossiers du Conseil d’administration

2. Assistant de prévention : contribuer à l'amélioration de la prévention des risques professionnels en assistant et en conseillant l'autorité territoriale et le cas échéant, les services, dans la mise en œuvre des règles de santé et de sécurité au travail

- Identifier et évaluer les risques professionnels ; étude des postes de travail
- Développer des dispositifs de prévention et formuler à l'autorité territoriale des propositions d'amélioration de l'organisation et de l'environnement de travail
- Observation du respect des dispositifs de prévention
- Développement de la connaissance par les agents et services, des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre
- Actualisation des connaissances et veille réglementaire et technique ;
- Veiller à la bonne tenue des registres obligatoires (Registre d'hygiène et sécurité/Prévention, registre des dangers graves et imminents, registre unique de sécurité) ;
- Participer au travail de la réalisation du plan annuel de prévention des risques professionnels de l'établissement public (présenté en CST) ;
- Élaboration, mise à l'exécution et gestion des plans de prévention préalables, créés en 2017 avec les prestataires concernés (en application du Décret N° du 20 février 1992) ;
- Organisation des manœuvres incendie, incluant des réunions préventives avec retour de bilans.
- Gestion et suivi PPMS (système d'alarme)
- Suivi quotidien du et informations/Sensibilisation. Profils recherchés Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée,
- Expérience administrative et en prévention souhaitée
- Maîtrise exigée des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels informatiques.

Savoir-faire :
- Savoir rendre compte,
- Capacité à rechercher des informations, notamment réglementaires,
- Élaboration d'actes administratifs, et courriers courants
- Techniques de médiation
- Techniques d'intervention (secourisme et incendie)
- Techniques d'information et de communication
- Techniques d'analyse des situations de travail
- Techniques de recueil d'information et de diagnostic

Savoir-être :
- Discrétion professionnelle, rigueur et goût pour le travail en équipe,
- Force de proposition, autonome
- Capacité d'écoute, de dialogue et sens du contact,
- Réactivité, gestion des imprévus dans le respect des délais,
- Sens de l'organisation et de la méthodologie.