Ce poste est rattaché à l’un des services de la direction générale déléguée aux affaires juridiques et institutionnelles (DGd-AJI), qui regroupe 20 agents. Placé sous l’autorité de la directrice générale déléguée adjointe aux affaires juridiques et institutionnelles, l’assistant(e) assure le secrétariat et la gestion de certaines instances de l’Université, notamment les conseils centraux, le comité social d’administration et la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
Assurer le bon fonctionnement des instances : élaborer et actualiser le calendrier ainsi que les rétroplannings, organiser les séances du conseil académique, du conseil d’administration et des instances du dialogue social (comité social d’administration et sa formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail), ainsi que leurs réunions préparatoires.
~ Gérer la communication et la documentation : rédiger et diffuser les ordres du jour, convocations et documents associés aux membres des instances et conseils (mailings, dépôt et gestion électronique de documents) en veillant à leur mise à jour.
~ Assurer la logistique des réunions : organiser les séances en présentiel ou en visioconférence (Réservation de salle, du matériel adapté, accueil, gestion des présences, suivi du quorum et des votes, prise de notes) et garantir la disponibilité des dossiers nécessaires.
~ Rédiger et formaliser les décisions : rédiger des projets de fiches de synthèse, relevés d’avis, délibérations et procès-verbaux, assurer leur relecture, correction et diffusion.
~ Mettre à jour et suivre les données : actualiser les bases de données, transmettre les indicateurs et assurer l’archivage les documents liés aux séances.
Participer à l’amélioration continue : contribuer à la démarche qualité de la DGD-AJI par la mise à jour des procédures et l’actualisation des pages intranet.
Télétravail possible jusqu’à deux jours.
Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche ainsi que celui d’un établissement public serait un plus.
Appliquer la règlementation Capacité rédactionnelle de comptes rendus et courriers
Bonne maitrise des outils bureautiques et des systèmes
CDD d'un an renouvelable avec rémunération comprise entre 1 994 et 2 227 selon expériences
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