Assistant-e de gestion administrative

Sous l’autorité de la responsable du service des ressources, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle notamment en matière de gestion des ressources humaines. Vous participez au secrétariat du pôle, et plus particulièrement celui de la directrice.

Vous participez au service du public et aux activités transversales des Archives départementales en fonction des besoins et du programme de travail.

Vous contribuez ainsi aux grands axes de travail des Archives départementales pour les prochaines années, en fournissant un appui à l’ensemble des activités des Archives départementales.

Relations professionnelles :

Interne : les autres agents du service des ressources, et l’ensemble des agents des Archives et d’autres services du Département

Externe : Les prestataires, les usagers

Présentation des Archives départementales

Les Archives départementales assurent les missions obligatoires, fixées par le Code du patrimoine, de contrôle des archives publiques, collecte, traitement, conservation, communication au public et valorisation des archives publiques et privées d'intérêt historique. A ce titre, elles assurent la gestion de plus de 70 km d'archives remontant à 12 siècles et en accroissement d'1,5 km à 2 km chaque année, entretiennent des relations avec l'ensemble des services publics situés dans le Nord, assurent le service au public sous différentes formes (sur place en salle de lecture, par correspondance et par internet), mettent en œuvre des programmes de numérisation et de mise en ligne d'archives, développent une offre éducative et culturelle diversifiée destinée à tous publics et à l'ensemble du territoire.

Conditions particulières :

• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

• Dépassements d’horaires (soir et weekend) à l’occasion de manifestations culturelles sur la base du volontariat

Eléments complémentaires de rémunération :

NBI : QPV

Gestion administrative

• Participer au suivi des absences (arrêt maladie et logiciel Octime)

• Suivre administrativement les demandes de stages

• Participer à l’organisation et au suivi des déplacements de la directrice et des cadres du pôle

• Instruire ou suivre des dossiers administratifs

• Appliquer des procédures administratives

• Renseigner des documents de suivi

• Établir et mettre en forme des documents administratifs

• Transmettre les documents administratifs

• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs

Secrétariat

• Participer à la Saisie et au suivi des réponses aux courriers du public (réponses aux demandes des usagers : Services du département, Services extérieurs, Notaires, Généalogistes professionnels ou toutes personnes sollicitant des recherches de documents conservés aux Archives départementales)

• Saisir des inventaires à destination de la salle de lecture

• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

• Saisir des documents de formes et de contenus divers

• Gérer et actualiser une base d’informations

• Vérifier la validité des informations traitées

• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion

Accueil téléphonique

• Prendre des messages

• S'exprimer clairement et reformuler les demandes

• Favoriser l'expression de la demande

• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

• Mettre en relation des correspondants

• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

• Conserver neutralité et objectivité face aux situations

• Orienter vers les personnes et services compétents

Planification et suivi

• Gérer les agendas de la directrice et des cadres, prendre et organiser les rendez-vous

Savoir faire

• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge

• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants

• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention

• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures

• Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité des usagers

Savoirs

• Notion d’organisation et de gestion du temps de travail Procédures du service

• Logiciels de bureautique

• Procédures administratives

• Techniques d'accueil, règles de communication

• Organisation et activités des services

• Techniques de communication téléphonique

• Caractéristiques des publics

• Règlements intérieurs

• Techniques et outils de communication

• Notions en langues étrangères

• Techniques de médiation et négociation

• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)

• Progiciels de gestion

• Procédures du service

• Principes de base de la communication des archives

• Principes de base de l'accueil du public (ERP)

• Avoir des connaissances de suivi comptable ou être en capacité de les acquérir

• Connaissance des progiciels Octime et Grand Angle

Savoir faire

• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge

• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants

• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention

• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures

• Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité des usagers

Savoirs

• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics

• Organigramme de la collectivité

• Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)

• Principes rédactionnels du compte-rendu

• Règles et consignes de sécurité

• Principes de la communication écrite et orale

Savoir - être

• Savoir gérer son temps et organiser ses priorités

• Savoir travailler en transversalité

• Esprit d’équipe et capacité à coopérer

• Faire preuve de réserve et de discrétion

• Faire preuve d’autonomie

• Faire preuve de réactivité

• Aisance relationnelle

• Savoir gérer son stress

• Etre rigoureux

• Etre méticuleux, minutieux