Secrétaire (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d’Action Sociale Sud-Ouest – Service Aide Sociale à l’Enfance (Zone d’intervention : Saint Louis).
Sous l’autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en œuvre des politiques de l’aide sociale à l’enfance sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l’activité du service et suit le planning de l’équipe ASE. Missions / conditions d'exercice •Orienter et renseigner le public :
-Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
•Gérer et suivre les dossiers de son domaine d’intervention :
-Réaliser la saisie informatique pour les équipes sociales
-Suivre les relevés d’activités mensuels des travailleurs sociaux
-Actualiser les répertoires téléphoniques
-Mettre à jour les tableaux de bord
•Assurer le secrétariat du Responsable de service et de l’équipe sociale
•Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers :
-Rédiger des bordereaux de transmission
-Mettre en forme l’ensemble des documents des équipes sociales
-Réaliser les comptes rendus de réunion
•Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
-Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS
•Réceptionner et diffuser des informations :
-Assurer la diffusion des courriers, documents au sein du service
•Recenser et transmettre les informations relatives aux ressources humaines et moyens logistiques :
-Suivre les congés, demandes de formation, etc. et transmettre au CRH de la direction
-Vérifier les frais de missions des équipes sociales
-Gérer les fournitures du service
•Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, ...)
•Assurer la continuité de service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
•Classer et/ou archiver les dossiers du service Profils recherchés •Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
•Connaissance du cadre réglementaire et législatif de l'ASE
•Expertise du fonctionnement des Collectivités et de leur environnement
•Maîtrise des techniques de secrétariat
•Capacité d’adaptation professionnelle
•Capacité à accueillir le public avec amabilité
•Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
•Capacité à orienter la demande au sein des services
•Capacité à utiliser l'outil informatique (SOLIS, AIRS, NUXEO)
•Discrétion
•Disponibilité
•Esprit d’équipe
•Rigueur
•Sens de l’organisation
•Sens de la confidentialité
•Sens des relations humaines