Assistant(e) commercial(e) en immobilier (h/f)

ASSISTANT(E) COMMERCIAL(E) EN IMMOBILIER D'ENTREPRISE ET GESTION IMMOBILIÈRE

Missions principales
1. Gestion du Secrétariat et de l'Accueil
- Contribuer à l'activité commerciale de tous les métiers de l'agence (immobilier d'entreprise, gestion immobilière, immobilier résidentiel)
- Garantie une entrée en relation et un accueil de qualité (physiquement et par téléphone)
- Assurer la gestion des courriers, e-mails et documents administratifs
- Rédiger et mettre en forme des documents commerciaux et administratifs
- Rédiger les mandats, les baux, etc.
- Gérer les plannings et organiser les rendez-vous des associés et des agents commerciaux
2. Support Commercial et Gestion des Offres/Demandes
- Saisir et mettre à jour les demandes et offres immobilières dans les logiciels métiers
- Mettre à jour les différentes bases de données de l'agence
- Assurer le suivi et la relance des demandes des clients
- Préparer et suivre les supports commerciaux et dossiers de présentation
- Traiter et suivre le courrier
- Assister les agents commerciaux dans la constitution des dossiers clients
- Organiser les visites, les rendez-vous de signature, et assurer un suivi des prospects
3. Suivi Administratif
- Gérer les comptes-rendus et tableaux de bord d'activité
- Assurer le suivi des contrats et des documents administratifs liés aux transactions et à la gestion immobilière
- Suivi du respect et application de la règlementation professionnelle.
4. Assistance en Gestion Immobilière
- Assister le gestionnaire immobilier dans le suivi des mandats de gestion
- Assurer le lien avec les locataires et propriétaires (réponses aux demandes, gestion des dossiers administratifs)
- Gérer les interventions techniques et les prestataires (suivi des réparations, gestion des devis)
- Préparer les états des lieux et documents de gestion locative
5. Assistance à la Direction et aux Associés
- Assister les dirigeants dans leurs tâches administratives et organisationnelles
- Préparer les réunions et comptes-rendus
- Assister dans la gestion des documents légaux et réglementaires
- Gérer certaines démarches administratives liées aux différentes structures juridiques

Profil recherché
- Formation : Bac+2 minimum en assistanat commercial, gestion administrative ou immobilier
- Expérience : Une première expérience en immobilier (d'entreprise ou gestion immobilière) serait un plus
- Compétences techniques :
o Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Chat GPT)
o Bonne capacité de rédaction et d'organisation
- Compétences relationnelles :
o Sens du service et bon relationnel
o Diplomatie
o Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle
o Rigueur, autonomie et proactivité
o Force de proposition

Experience: Débutant accepté

Compétences: Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Agences immobilières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.