Coordinateur administration des ventes h/f

Pourquoi nous rejoindre ?

« Chez DEF OUEST, nous contribuons à sauver des vies » !

Avez-vous déjà remarqué ces petites sphères blanches fixées au plafond de certains établissements (hôpitaux, cinémas, centres culturels, lycées etc.) ? Ce sont nos détecteurs d'incendie DEF ! Ils font partie du système de sécurité incendie que nous installons et maintenons chez nos clients.

Créée en 1983, la société DEF OUEST, fabricant français de système de sécurité incendie (SSI), couvre le secteur des Pays de la Loire et la Bretagne. De la vente, jusqu'à la mise en service, DEF OUEST assure également la maintenance de ses propres systèmes ainsi que le reconditionnement des détecteurs incendies. Reconnus comme spécialistes et acteur majeur dans notre domaine, nous possédons une véritable expertise grâce à nos équipes composées de 143 femmes et hommes fortement impliqués dans leurs missions.

Fort de notre rattachement au RESEAU DEF qui compte près de 2500 collaborateurs au sein de 70 entreprises basées en France et à l'international dans le domaine de la sécurité incendie, nous plaçons nos clients au coeur de notre stratégie

Avec une singularité très forte, DEF OUEST cultive son esprit de famille. Quand on questionne ses collaborateurs sur sa force, ils nous répondent spontanément la Confiance, l'Agilité et l'Engagement. En effet, cultiver la sérénité dans le domaine de la sécurité incendie n'est pas toujours facile et tous les collaborateurs s'y emploient au quotidien, en équipe. Ils sont résolument tournés vers le service client et leur indépendance permet une réactivité et une adaptabilité indispensable dans leurs métiers. Notre nouvelle ambition est de mettre en place un service dédié Administration Des Ventes (ADV) au sein de notre société DEF OUEST. Sous la responsabilité de Gauthier, notre Responsable Administratif et Financier, vous serez responsable de la gestion et de l'optimisation de notre processus. Vous veillerez à la satisfaction client, à la fluidité des opérations et au respect des engagements commerciaux.

Vous avez envie de participer avec nous à cette nouvelle aventure et nous faire partager votre expérience ?

Voici les principales missions qui vous sont confiées :
- Superviser et animer l'équipe ADV : Gérer les priorités, accompagner les équipes et les opérationnels, monter en compétences. Assurer un reporting régulier au Responsable Administratif et Financier et prendre en charge et gestion des dossiers complexes avec prise de décision ;
- Piloter le processus ADV et garantir la bonne application des procédures : Effectuer les accords d'agréments clients, établir les factures et documents annexes pour les affaires TN et Maintenance, Prendre en charge la gestion des cautions bancaires et s'assurer de la solvabilité du client avant l'enregistrement de la commande. Décider de la validation d'une commande et informer les parties prenantes en cas de blocage. Vérifier le dépôt des documents sur la GED (Gestion électronique des données) et suivre les tableaux de bord pour optimiser l'activité ;
- Garantir l'enregistrement des commandes, de la facturation et du recouvrement :
- Commandes : suivre le traitement des commandes et de leurs conformités administratives, contrôler les conditions de vente.
- Facturation : Compiler les documents nécessaires à la facturation. Gérer des litiges et réclamations clients, analyser le retard de paiement des clients, participer à l'identification des solutions de paiement, mettre en oeuvre les plans d'action pour éviter le contentieux et régulariser les litiges.
- Recouvrement : Émettre les lettres de relance et mises en demeure, transmettre les éléments au contentieux pour action et suivre les procédures avec le prestataire externe.
- Gestion des contrats et documents administratifs : Procéder au suivi mensuel de l'état du portefeuille des contrats, superviser la dépose des documents administratifs sur les différentes plateformes, établir les modes opératoires du service
- Coordonner, en collaboration étroite avec les services internes, afin de garantir la fluidité des opérations et améliorer la satisfaction client : Interlocuteur privilégié de l'informatique pour la partie ADV (IFS) et des parties prenantes (Comptabilité, Clients, Responsable technique, Chargé d'affaires, Responsable des ventes, Commercial, Assistante, Achats, Direction Générale, Entreprises du Réseau) ;
- Optimiser les processus : identifier les axes d'amélioration, proposer et mettre en place des solutions pour gagner en efficacité. Communiquer sur les évolutions de la mise en place du service;
- Assurer le reporting : suivi des indicateurs de performance, analyse des KPIs et mise en place d'actions correctives si nécessaire.