Assistante en ingenierie administrative et financiere aupres des directions des opérations et des infrastructures

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires par voie de détachement ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il concerne un projet identifié ou une opération particulière. Le contrat proposé est de 12 mois au minimum, six ans au maximum, la durée dépendant du temps de réalisation du projet. Les fonctionnaires peuvent également postuler sur cette offre et pourront être recrutés par voie de détachement. Temps de travail Temps complet Management Non Rémunération indicative Selon grille indiciaire Descriptif de l'emploi Finalité : Assistance en ingénierie administrative et comptable sur le suivi des dossiers techniques en lien avec les directions thématiques, les directions support et les pôles techniques.
Missions : Utilisation d’outils administratifs et comptables afin de mener à bien les projets instruits par les directions des opérations et des infrastructures. Être en mesure de suivre des dossiers à caractère transversal au travers un accompagnement des chefs d’équipe technique et en appui aux directrices des Opérations et des Infrastructures.
Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité des directions Opérations et Services du public & Infrastructures
Positionnement fonctionnel : Sous l'autorité du responsable des services techniques et chefs d'équipes Missions / conditions d'exercice Ingénierie administrative :
- Participe à la création et à alimentation d’outils et d’indicateurs de suivi de l’activité technique et de la police administrative de la commune (tableau de bord ; reportings)
- Participe à la création et à alimentation d’outils de suivi pour
- Coordination des services de la ville avec les services externalisés (Suivi de l’éclairage public en lien avec Territoire Energie ; Sivom ; Sectom ; ERDF ; Pimagaz ; LEE ; Département du Puy de Dôme)
- Suivi de la convention, des plannings et des prêts de minibus + location et facturation matériel communal
- Suivi des ERP de la commune et des contrats de maintenance.
- Rédaction et accompagnement administratif dans la production d’écrits administratifs (Saisie courriers, rapports, compte rendu, arrêtés municipaux d’occupation temporaire de voirie, - assistance à la rédaction des constats, participation au cahier des charge des marchés des assurances, aide à la préparation des différentes commissions, rédaction des convocations aux commissions travaux, sécurité, relevés de décisions…)
- Suivi des demandes d'autorisations de voirie et AOT (autorisation d’occupation du domaine public) dont droit de place
- Suivi des DT-DICT (déclarations de travaux)

Gestion financière :
- Mise en œuvre de l'ingénierie financière pilotée par la direction des finances en lien avec les directions des opérations et des infrastructures
- Suivi et gestion du traitement administratif des commandes (devis, bons de commande, engagements, bons de livraison, vérification et gestion des factures, vérification du service fait) en lien avec les chefs de services techniques et le service finances
- Suivi budgétaire des consommations de crédit des services techniques en lien avec le service finances
- Suivi des consommations d’essence et de l’état du parc automobile

Deuxième niveau de proximité auprès du public :
- Accueil du public professionnel
- Écoute et accompagnement du public dans les démarches à effectuer
- Accompagnement et suivi des différentes demandes destinées aux services techniques (fiches de travaux, demandes liées aux festivités notamment…)

Taches accessoires :
- Participation à l’adressage avec la direction concernée
- Binôme sur la facturation de l'eau. Profils recherchés - Qualités rédactionnelles
- Qualités relationnelles, d'écoute
- Esprit d'équipe
- Disponibilité
- Sens des responsabilités et de l'initiative
- Capacité d'analyse transversale et d'organisation
- Maîtrise de l'outil informatique
- Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- A l'aise avec les logiciels métiers de type comptabilité publique (JVS Millésime serait un plus)