Assistant(e) du pnrg (h/f)

Missions principales

L’assistant(e) du PNRG :

1. Prend en charge le secrétariat du PNRG :

* Gestion des agendas des responsables;
* Mise à jour des évènements type réunions, formations, congés et congrès et élaboration de CR;
* Organisation des déplacements des différents acteurs du PNRG via l’outil DOMINO (réservation de titres de transport remboursement de frais de missions)
* Rédaction, suivi et archivage du courrier;
* Assurer l’accueil téléphonique : prise de rendez-vous et des messages;
* Assurer le suivi et l’archivage documentaire (courriers entrants et sortants);
* Mission archivages : Externalisation des dossiers donneurs 1 à 2 fois par an (réalisation du bon de versement, vérification de la conformité des boites avant départ);
* Archivage des dossiers au siège (deux salles d’archives au PNRG);
* Gestion des demandes de retour des boîtes pour récupération d’informations;
* Prise en charge du courrier;
* Rédaction et mise en page des courriers à la signature de la direction;
* Gestion et suivi des courriers de demandes de nouvelles et/ou remerciements des patients greffés en collaboration avec les SRA et les organisations européennes (FOEDUS);
* Participation aux groupes de travail dont politique d’archivage informatique;
* Support aux différents unités (liste nationale d’attente, registre national des refus).

2. Organise et gère les réunions internes et externes :

* Réservation de salles via D-Clic;
* Organisation des réunions;
* Convocation des participants;
* Installation et préparation de la salle (vérification du matériel nécessaire);
* Prise en charge de l’accueil des personnes externes;
* Réservation des titres de transport des participants externes;
* Réservation de visioconférences via l’outil ZOOM;
* Réalisation et transmission des ordres du jour;
* Organisation logistique des réunions le jour J avec l’accueil des participants et/ou leur connexion par visioconférence;
* Prise de notes et rédaction de tous les comptes rendus et diffusion.

3. Gère les demandes d’avis d’autorisation d’activité de prélèvements :

* Réception des demandes d’avis d’autorisation de prélèvements;
* Transmission et suivi des demandes auprès des adjoints du directeur;
* Complétude du logiciel AGAAR.

4. Gère les courriers reçus via la boite contact :

* Suivi des courriers en lien avec les unités;
* Complétude du tableau de suivi des courriers reçus via la boite contact.

5. Assure la gestion des bons de commandes sur SAP pour les demandes de facturation de transports de greffons.