Au sein du pôle mutualisé de secrétariat, créé le, vous serez amené(e) à assurer, en collaboration avec une équipe de 3 assistants de catégorie C, les missions suivantes :
- Suivi du courrier (entrant et sortant) et des parapheurs dématérialisés mis à la signature de la direction
- Contrôle qualité du courrier sortant
- Accueil et orientation des appels téléphoniques résiduels du serveur vocal interactif dans les services
- Réservation des salles et la création de liens visio
- Gestion des messages de la boîte fonctionnelle @.**
- Préparer l'arrivée ou le départ des agents de la DDT
- Participer à la gestion financière des services (saisie sur CHORUS DT ou Formulaires)
- Gestion des fournitures
- Préparation et mise à jour de tableaux de suivi (congés, grévistes)
- Publication des arrêtés et décisions sur le site de la Préfecture
- Préparation d'événements organisés par les services (colloques, séminaires)
Par ailleurs, afin d'assurer la qualité du service rendu, il/elle collabore à l'identification des procédures et outils à mettre en place ainsi qu'au partage des informations et compétences.
Liaison hiérarchique :
L'assistant(e) de service est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du/de la chef.fe de pôle et de son adjoint.e.
Il/Elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistant(e)s du pôle et les deux assistantes de direction.
Il/Elle est en relation avec les cheffes de service et leurs adjoints à qui il/elle apporte son appui.
Il/Elle joue un rôle d'interface entre les services et le secrétariat général commun.
A l'occasion de la préparation de réunions, il/elle est amené(e) à prendre contact avec les interlocuteurs extérieurs des services.
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