Assistant de gestion immobilier h/f

Missions

Sous la responsabilité de la Directrice de la gestion du patrimoine, vous participez à la gestion administrative, financière et documentaire de la Direction. Vous veillez au suivi des dossiers, à la bonne circulation des informations et au respect des procédures internes. Vous apportez un soutien quotidien à l'équipe en particulier lors des périodes de forte activité.

Votre Activité :

Assistanat classique
* Assurer l'accueil téléphonique et physique, filtrer les appels téléphoniques, traiter les mails, rédiger des courriers et transmettre les messages, gérer les relations externes.
Organisation de la Direction
* Gérer l'Agenda de sa Direction pour la prise de rendez-vous avec des interlocuteurs multiples.
* Réserver les salles dans le cadre de l'organisation des réunions et organiser la logistique.
Gestion administrative
* Gérer les relations administratives et financières avec les prestataires externes.
* Prendre en charge les notes de frais selon la procédure établie.
Assistanat spécifique
Assurer la préparation du Comité Opérationnel
* Relire, vérifier la conformité et rendre homogène les dossiers présentés.
* Centraliser et vérifier les éléments concernant la gestion du patrimoine pour le Comité Opérationnel.
* Reprographier les dossiers présentés au Comité Opérationnel.
Contribuer au suivi financier
* Compléter et vérifier en collaboration avec les Gestionnaires le tableau de suivi de l'activité à destination de la Direction Financière.
* Participer au CSF pour la mise en paiement.
Assurer la gestion des prestataires
* Réaliser les demandes de devis auprès des prestataires.
* Etablir les bons de commandes et envoyer les courriers auprès des prestataires après validation des devis.
Assurer la préparation des comités de pilotage/ des revues mensuelles, avec les Administrateurs de biens
* Etablir l'ordre du jour à partir des différents points évoqués avec les Gestionnaires.
* Centraliser et vérifier les documents fournis par les ADB.
* Organiser les pré-Copils (SG, DGP, AC, DF) et les Copils.
Contribuer au suivi de l'activité de la Direction
* Participer au suivi administratif et financier des contrats de location et conventions d'occupation.
* Centraliser et mettre à jour des documents liés à la gestion du patrimoine immobilier (baux, assurances, diagnostics techniques, etc.).
* Saisir et actualiser les données immobilières dans le système d'information.
* Participer à l'optimisation des outils numériques et proposer des améliorations.
* Réaliser le suivi des conventions d'occupations précaires et de mise à disposition, les baux, etc.
* Constituer le rapport de gestion annuel pour transmission à la DG.
Elaborer les books commercialisateurs
* Mettre en place et compiler les fiches commerciales des biens en location pour présentation aux commercialisateurs, associations, etc.
* Vérifier si les books sont complets et chercher les informations si besoin.
Profil

* Diplôme de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT, Bachelor : gestion PME-PMI, GEA, gestion des organisations, gestion et administration des entreprises.
* Expérience minimale de 2 ans dans un poste équivalent, notamment dans le secteur de l'immobilier ou du bâtiment fortement apprécié.
* Maîtrise des techniques de gestion administrative.
* Bonne connaissance en gestion immobilière.
* Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication.
* Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word).
* Discrétion, organisation, rigueur, polyvalence, réactivité et autonomie.
* Esprit de synthèse et d'analyse, aisance relationnelle et aisance rédactionnelle.
* Esprit d'équipe et disponibilité.
Infos complémentaires

* Prime d'intéressement sur objectifs collectifs / PEE et PERECO abondés à 100%.
* Flexibilité professionnelle pour un équilibre vie-travail optimal avec possibilité de télétravailler 2 journées par semaine de chez soi ou sur l'un des différents sites de l'EPFIF.
* Des horaires individualisés accompagnés de 16,5 jours de RTT.
* Une clé distributeur (3 boissons offertes par jour).
* Frigo connecté.
* Carte repas d'une valeur de 10,50 € par unité.
* La prise en charge partielle de vos frais de transport en commun / Plan de mobilité durable.
* Une bonne couverture santé et prévoyance.
* Un CSE avantageux.
* Opportunités d'évolution professionnelle et un large accès à la formation dispensées par des experts dans leur domaine.
Description Entreprise

Créé en 2006, L'EPF Ile-de-France est un Etablissement public de l'État, né de la fusion des EPF départementaux franciliens. Opérateur public foncier des collectivités franciliennes, il contribue au développement de l'offre de logements (y compris des logements locatifs sociaux) et au soutien du développement économique, par la production de foncier constructible.

L'intervention de l'EPF Ile-de-France se découpe en quatre étapes successives, qui consistent à signer une convention d'intervention foncière, mener les acquisitions, assurer le portage et dans le même temps d'engager les études préalables, requalifier le site (opérations de dépollution et démolition) et céder les emprises foncières à l'opérateur désigné pour permettre le lancement du projet.

L'EPF Ile-de-France a pour objectifs de débloquer du foncier constructible, accompagner les Maires bâtisseurs, favoriser la production de logements et réguler les prix du foncier.

Depuis le vote de la loi Accès au Logement et Urbanisme Rénové (ALUR), avec la création d'Opérations de Requalification des Copropriétés Dégradées (ORCOD) et en ouvrant la possibilité pour les cas les plus complexes de déclarer d'Intérêt National certaines de ces opérations (ORCOD-IN), l'EPFIF se voit confier de nouvelles missions dans le domaine de la requalification des copropriétés dégradées.

Les ORCOD s'inscrivent dans le cadre d'un projet urbain et social visant à lutter contre l'indignité et la dégradation d'immeubles en copropriété. Ce nouveau cadre d'intervention doit permettre de mieux coordonner l'intervention publique sur les différents facteurs de dégradation des copropriétés, de la réhabilitation du bâti, au portage immobilier, en passant par des actions d'aménagement ou de lutte contre l'habitat indigne. #J-18808-Ljbffr