Secrétaire générale/ liste d'aptitude, promotion interne

Secrétaire Générale de la Mairie

Mission : Collaboratrice du Maire, assure la mise en œuvre des activités et missions de la Mairie d'OLIVESE

ACTIVITES PRINCIPALES

Assistance à l'autorité territoriale

Aider à la décision et conseil aux élus

Assister l'autorité territoriale pour la

définition des orientations stratégiques de la commune
- assurer le suivi et le pilotage des projets communaux

Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal

Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,

Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des délibérations (suivi en Préfecture).

Elaboration du Budget /dossiers de subventions/ marchés publics

Élaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie.

Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets.

Suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics.

Comptabilité

Établissement de la paye

Secrétariat du Maire et des élus
- Préparer la tenue des réunions en lien avec les projets communaux
- Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux.
- Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs.
- Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations... ).
- Participer aux réunions diverses

Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d'Etat Civil
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat Civil.
- Rédiger les actes de l'Etat Civil (naissances, mariages, décès).
- Délivrer les extraits ou copies intégrales.
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire.
- Assister l'Officier d'Etat Civil lors de la célébration des mariages.
- Tenue des registres d'Etat Civil et suivi des déclarations d'actes

Elections politiques
- Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations.
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement).

Ressources humaines
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents.
- Elaborer des actes administratifs

Gestion de l'Agence postale communale

Gérante de l' Agence Postale Communale
- Accueillir du public
- Vendre des produits
- Effectuer des opérations financières (retrait et dépôt d'espèces)
- Gérer les fonds et les stocks

COMPETENCES MOBILISEES

Connaissances des Processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes,

Code général des collectivités territoriales

Cadre juridique de la responsabilité civile et pénale

Maîtrise des procédures budgétaires et comptables (nomenclature M57)

Bonne connaissance du droit administratif et statutaire

Connaissance de la législation des marchés publics

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)

Logiciel spécifique

Etat civil
- Information générale à l'Etat civil
- Code civil
- Règles communes à la rédaction des actes d'Etat Civil
- Procédures relatives au mariage
- Techniques rédactionnelles administratives

Elections politiques
- Code général des collectivités territoriales
- Code électoral

Ressources humaines
- Statut de la FPT, Code du travail

Gestion de l'Agence postale communale
- Partenariat avec La Poste et les différents intervenants