Agent service accueil - etat-civil - elections - cimetiere

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Mission principale
Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, l’agent d’Etat-Civil, Elections et Cimetière a pour principales missions :
- De garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans la cadre des actes liés au domaine de l’état civil, dont il a la charge.
Parmi ses autres fonctions, l’agent d’état-civil, élections et cimetière
L’agent d’état civil, représente l’image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien, impliquant un savoir être exemplaire, un sens du contact et une qualité d’écoute.
Il est capable d’enregistrer une demande pour la transmettre ou d’orienter les personnes vers le bon interlocuteur.
Mission annexe
Dans une moindre mesure, l’agent d’état-civil, est amené à suppléer les agents d’accueil en leurs absences, et sur certaines missions de la commune.

- De renseigner le public ;
- D’orienter le public ; Missions / conditions d'exercice Missions et activités principales du poste :
Administration Générale
- établissement des arrêtés + le suivi
- dossier sinistre assurances
- dossier licences boissons
Etat-Civil
- Instruire les demandes d’actes d’Etat-Civil (naissance, mariage, adoption, PACS, décès)
- Délivrer des livrets de familles, assurer la tenue administrative des registres d’Etat-Civil
– Organiser les travaux liés à l’Etat-civil
- Renseigner le public sur les informations relatives à l’Etat-civil
- célébration des mariages
Gestion des élections
- Recevoir les inscriptions, les radiations, les changements d’adresse sur la liste électorale ; - Gérer et assurer la révision de la liste électorale - Préparer et organiser les divers scrutins politiques et professionnels ; - Effectuer un suivi de leur déroulement.
Cimetière
- Préparer les actes liés à l’Etat-civil Gestion des cimetières
- Organiser les travaux liés à la gestion des cimetières
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations, tant aux services des Pompes Funèbres, qu’à l’agent chargé de la police des cimetières ;
- Attribuer reprendre ou renouveler les concessions funéraires ;
- Maintenance permanente du fichier du cimetière ;
> Reprise des concessions en l'état d'abandon des deux cimetières de la commune.
Intégration des données de gestion des cimetières dans le logiciel dédié à la gestion des concessions funéraires.
- l'ensemble de la procédure de reprise des concessions funéraires présumées en état d’abandon.
- Mettre à jour une base de données de ces reprises des concessions, vérifier les informations administratives s’y rapportant (consultation des actes, des registres au sein du service et aux archives ; visite sur le terrain, appels téléphoniques auprès des propriétaires…).
- Rédiger les courriers auprès des propriétaires (ou ascendants, descendants, successeurs…) selon des modèles conformes à la procédure de reprise des concessions.
- Poser et vérifier les affiches des avis, des plaquettes sur le terrain (en lien avec les services Techniques) à l’entrée du cimetière et au niveau des concessions.
- Réaliser des photographies par concessions référencées.
- Préparer et réaliser les avis publics, les certificats d’affichage, les procès-verbaux de constats d’abandon et d’entretien.
Accueil du public
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ; - Renseigner sur l’organisation des services de la commune ; - Orienter le public vers les services ou organismes compétents ; - Accompagner et introduire les visiteurs ; - Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) ; - Gérer l’affichage d’informations ; - Noter et transmettre les messages et demandes de contact aux différents services en récoltant les informations essentielles : identités, coordonnées, objet. Fiche de poste – Agent d’état civil, élection et cimetière - Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
Gestion des réclamations - Noter les réclamations en récoltant les informations requises, identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
- Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement - Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire

Rémunération et ses périphériques
- Rémunération statutaire, RIFSEEP
Avantages
-CNAS
CONDITIONS D’EXERCICE

Contraintes liées au poste :

Contraintes horaires liés aux heures d’ouverture de la Mairie au public, et flexibilité pendant les périodes de congés annuels. Possibilité de travailler le week-end (samedi-mariage). Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec gestion éventuelle de tensions dans la relation au public Tenue vestimentaire correcte exigée Profils recherchés Savoir-faire :
Maîtrise des techniques d’accueil du public ;
Bonnes connaissances dans les domaines de l’état civil ;
Connaissances réglementation/arrêtés
Maîtrise du logiciel d' état-civil (Berger Levrault-sercl-servia) ;
Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook…) ;
Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune.
Savoir être
Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
Calme et maîtrise de soi ;
Rigueur et sens de l’organisation ;
Discrétion et confidentialité ;
Autonomie ;
Polyvalence.