Agent d'accueil et secrétariat

Assurer les activités d’accueil et de secrétariat de la collectivité

Participer à la communication institutionnelle de la collectivité

Réaliser des écritures comptables ponctuellement

Activités et tâches principales du poste :

Assurer l’accueil du public physique et téléphonique
- Accueillir, renseigner, orienter les administrés
- Assurer le suivi des demandes de réservation de la salle de réunion
- Assurer le secrétariat de dossiers en lien avec l’accueil (dossier inscriptions centre de loisirs, chantier jeunes – enregistrement réservation composteurs - autorisations diverses …)
- Se tenir informée des demandes de réservation de matériel pour les festivités en lien avec le service tourisme les services techniques

Réaliser des tâches de secrétariat
- Assurer le suivi du courrier (enregistrement du courrier entrant et sortant/ suivi des demandes / suivi des courriels reçus pour la collectivité et transfert vers les services concernés) + Relations avec contractant machine à affranchir
- Assurer l’affichage obligatoire (délibérations, compte rendu, arrêtés…)
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers des différents services
- Rédiger des courriers
- Répondre aux diverses invitations
- Mettre le courrier sous plis, réaliser l’affranchissement, transmettre le courrier à la Poste
- Assurer la gestion du stock de fourniture administrative, passer les commandes nécessaires
- Référent informatique et téléphonie de la CC (suivi protection antivirus, sauvegarde, contrat téléphonie…)
- Assurer des tâches de secrétariat pour le service technique (rédaction de courriers « prescription voirie », alignement…, envoi de devis…)
- Interlocuteur CNAS

Participer à la communication institutionnelle de la collectivité
- Animation, mise à jour du site internet intercommunal (nouvelles actualités, ajout d’article …)
- Assurer en lien avec les autres services la réalisation du bulletin intercommunal (articles, mise en page, relations imprimeries, répartition dans les communes…)
- Assurer la réalisation quotidienne de la revue de presse et transmission en fin de semaine aux communes de la communauté de communes
- Réaliser des affiches et supports divers en matière de communication

Assurer la préparation et le suivi du travail avec les élus en lien avec la DGS
- Préparer et assurer le suivi du conseil communautaire (envoi des convocations électroniques, feuille de présence, mise en dossier, préparer la salle, classement des délibérations, registre des délibérations à jour, envoi de compte-rendu…)
- Préparer et assurer le suivi de réunions et commissions (envoi des convocations électroniques, feuille de présence, mise en dossier, préparer la salle, classement des délibérations, registre des délibérations à jour, envoi de compte-rendu…)
- Garantir la préparation et la mise en œuvre des réunions publiques et des festivités (invitation, inscription des participants, achats de fournitures alimentaires…)

Suivi administratif des dossiers liés à l’urbanisme
- Renseigner les usagers sur les règles relatives au PLUI
- Assurer en lien avec le responsable technique la rédaction et l’envoi des courriers de réponse aux avis techniques sollicités
- Assurer le classement et l’archivage des courriers de réponse au demande de voirie

Seconder la secrétaire comptable pour établir les titres de recettes et les mandatements conformément aux pièces justificatives comptables et factures
- Contrôler la validité des pièces justificatives et des factures réceptionnées
- Préparer les mandatements et titre de recettes dans les délais réglementaires impartis. Transmettre l’ensemble des pièces nécessaires dématérialisées au comptable de la collectivité pour paiement ou encaissement
- Vérifier les imputations comptables.

Suivi et actualisation du RGPD en lien avec le CDG 47

Référent Formation pour les agents de la collectivité

Recenser les besoins en formation

Inscription et suivi des formations

Exigences requises :
- Maitrise de l’outil informatique et bureautique
- Connaissance générale dans les domaines des collectivités territoriales
- Maitrise de l’expression écrite et orale
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la FPT.
- Aptitude à la prise de notes et rédaction de compte-rendu
- Réception, traitement et diffusion de documents, d’informations
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Gestion et suivi d’une procédure
- Organisation et gestion des priorités
- Méthodologie de classement et d’archivages
- Travail en autonomie
- Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
- Savoir travailler en équipe
- Accueillir le public avec amabilité
- Respect de la confidentialité