Assistant-e scolarité (h/f)

À propos du poste :
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https://recrutement.univ-lr.fr/filo2/login - Référence du poste : DRIEF/ASSIS/INTER/MARS2025

Votre dossier doit impérativement comprendre :

- lettre de motivation

- curriculum vitae détaillé

- copie du diplôme le plus élevé

La Rochelle Université recrute un-e assistant-e scolarité sous contrat à durée déterminée à compter de fin mai 2025, d'une durée de 1 an, renouvelable.

Catégorie : C (équivalent ADT - J5X41)
Affectation : Direction Relations Internationales Europe & Francophonie
Type : CDD
Durée de travail : temps plein
Rémunération : en fonction du niveau d'expérience et du degré d'expertise
Qualification : DUT, BTS, Licence dans les domaines des relations internationales, LEA, droit, gestion.
Expérience : Débutant-e accepté-e
Secrétariat administratif, scolarité, connaissance dans le domaine international et de l'enseignement serait un plus.
Recrutement ouvert à toute personne

Vos missions

Le poste concerne le secrétariat administratif et l'appui à la scolarité. Vous aurez pour mission de :

- exécuter des actes administratifs et de gestion courante de la scolarité au sein de la Maison de l'International

- recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Vos activités principales

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

- Classer et archiver des documents

- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

- Retranscrire des informations orales à l'écrit

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

L'Université de La Rochelle est un établissement public de formation et de recherche autonome qui accueille environ 7500 étudiants dans les principaux domaines suivants : sciences pour l'ingénieur, sciences humaines et sociales, lettres, langues étrangères, droit et gestion.