Assistant de gestion administrative du maire et chargé du protocole

À propos de nous

Située au pied du Mont-Blanc, le plus haut sommet des Alpes, la commune de Chamonix Mont-Blanc est considérée comme la ville nature par excellence. Entourée de montagnes enneigées et de denses forêts où se rencontrent hommes et nature, vous y trouverez à coup sûr votre bonheur en pratiquant des activités sportives été comme en hiver ou encore, en vous rendant dans des lieux de détente et de culture accessibles toute l'année. Ville fleurie, Chamonix Mont-Blanc est une ville surclassée de 40 à 80 000 habitants, voit sa population augmenter durant les saisons fortes lui permettant une activité économique très développée. Collectivité territoriale connue et reconnue pour l'accueil de nombreux évènements tels que l'UTMB ou encore le Cosmo Jazz, il nous tient à cœur de développer la culture des arts, du sport, mais également du respect de l'environnement, chez nos concitoyens.

A ce titre, la ville de Chamonix Mont-Blanc recrute pour sa direction générale : Assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole H/F


Mission

Secrétariat du Maire :

- Assurer l’accueil physique des agents de la Commune, des administrés, et des personnalités reçues par le Maire,

- Assurer l'accueil téléphonique (évaluer les demandes, orienter, prendre les messages),

- Rédiger des courriers via Dotelec, en assurer le suivi et préparer les réponses,

- Assurer la gestion et le suivi des courriers électroniques adressés au Maire,

- Organiser l'agenda du Maire (filtrer, organiser, gérer le planning),

- Préparer les réunions (constituer des dossiers, mise en forme de présentations PWPT, réservation de salles, réservation de matériels),

- Organiser les présences politiques lors des réunions, commissions et de l’évènementiel.



Protocole - Relation aux administrés :

- Aider à l'organisation des réunions publiques, cérémonies et manifestations officielles (commandes auprès des fournisseurs, formuler les demandes auprès des services internes, etc.),

- Gérer les invitations des temps officiels (mailings) et suivre la liste des invités,

- Organiser la présence des élus lors des temps officiels,

- Tenir à jour l'ensemble des fichiers relationnels,

- Gérer les cadeaux protocolaires (commandes, gestion des stocks…),

- Gérer les doléances des administrés : centralisation, étude et répartition des demandes en fonction des domaines d'interventions,

- Gérer les relations avec les extérieurs (Club des Sports, UTMB, Arcteryx, CosmoJazz, etc.) en lien avec les services associés (Cabinet, DGS, Services Techniques, Evènements, Culture…),

- Etre présent et participer au bon déroulement de certains évènements à la demande du Maire (ex : vœux à la population, Comités de villages, certaines réunions publiques ou grands évènements).


Profil

SAVOIRS



Maîtrise des règles d’expression écrite et orale,

Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services.



SAVOIR FAIRE



Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Outlook, Office, DOTELEC),

Conception d'outils de planification, de tableaux de bord et de procédures,

Capacité à restituer, synthétiser et transmettre les informations.



SAVOIR ÊTRE



Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,

Sensibilité aux enjeux locaux,

Organisation, anticipation, rigueur et méthode,

Capacité d'adaptation et de réactivité,

Gestion de sollicitations multiples, disponibilité,

Sens du collectif et de l’'intérêt général,

Capacité à alerter et à rendre compte,

Autonomie,

Diplomatie.