Adjoint en gestion administrative - secrétariat du département génie biologique h/f

Positionnement dans le service :

Gestion et coordination de l'accueil permanent d'un public varié et des activités administratives liées à la fonction de secrétaire

Missions :

· Secrétariat du département

· Gestion administrative et pédagogique du département

· Accueil des personnels et des usagers

· Gestion logistique

Mission 1 : Secrétariat du département

· Activité 1.1 : Réceptionner et rediriger les appels téléphoniques.
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· Activité 1.2 : Gérer l'agenda du chef de département.

· Activité 1.3 : Ventiler le courrier.

· Activité 1.4 : Suivre et préparer les réunions pédagogiques et les préjurys.

· Activité 1.5 : Réaliser les convocations, les notes de service.

Mission 2 : Gestion administrative et pédagogique du département

· Activité 2.1 : Compléter et mettre à jour les emplois du temps des étudiants et celui des soutenances.

· Activité 2.2 : Compléter les documents administratifs (bons de commande, convention de stage, ordres de mission).

· Activité 2.3 : Assurer le suivi des commandes (livraisons, facturationsetc).

· Activité 2.4 : Assurer le suivi de la scolarité des étudiants (absences, notes, relevés de note, préparation des préjurys).

· Activité 2.5 : Archiver, classer les documents administratifs du département.

· Activité 2.6 : Diffuser l'information générale de la vie du département aux personnels concernés.

Mission 3 : Accueil des personnels et des usagers

· Activité 3.1 : Assurer l'accueil téléphonique et physique du département : filtrer, répartir les demandes vers les personnes ou services compétents.

· Activité 3.2 : Répondre aux demandes concernant la gestion courante administrative ou pédagogique.

Mission 4 : Gestion logistique

· Activité 4.1 : Gérer les demandes de travaux d'imprimerie des enseignants, mettre en forme ces documents si nécessaire et les relayer auprès du service Reprographie de l'Université.

· Activité 4.2 : Gérer la logistique des contrôles : stocks de copies, brouillons, papier millimétréetc.

· Activité 4.3 : Préparer et disposer les salles pour les enseignants vacataires pour les examens et dans le cadre des enseignements (installation vidéoprojecteuretc).

· Activité 4.4 : Commander et gérer les fournitures de bureau et les consommables informatiques.