Agent d’accueil état civil et démarche de proximité – hôtel de ville (h/f)

Missions principales

1. MISSIONS PRINCIPALES

Placé sous l'autorité du responsable de structure, vous accueillez, renseignez et orientez les usagers et effectuez les prestations sur l’ensemble des canaux de communication avec l’usagers : Guichet, Téléphone, Web, sur le périmètre d’intervention de la direction (Ville du Havre et CU).

2. ACTIVITES PRINCIPALES
3. Vous réalisez les prestations longues de premiers niveaux des services experts avec lesquels la DMRU a contractualisé, en guichet, au téléphone, et par le Web ;
4. En qualité d’officier d’Etat civil, vous réalisez les prestations d’Etat Civil : déclaration de naissance, décès, cérémonies, tenue des registres, délivrance d’actes… ;
5. Vous réalisez les dossiers d’identité : constitution de dossier, remise de titre, recueil complémentaire ;
6. Vous assurez l’encaissement des prestations pour lesquelles la DMRU assure la régie ;
7. Vous traitez les demandes courriers et web à destination des usagers et des professionnels (Notaires, communes, …) ;
8. Vous assurez le suivi des demandes réceptionnées dans le service ;
9. Vous garantissez la qualité du message à destination des usagers dans le périmètre du service ;
10. Vous accompagnez les usagers dans leurs démarches administratives en ligne dans le périmètre d’intervention du service ;
11. Vous êtes force de proposition sur les axes d’amélioration de l’organisation du service et contribuez à l’amélioration des processus de travail.
12. ACTIVITES SECONDAIRES
13. Vous assurez un accueil de qualité des usagers et vérifier les pièces justificatives en amont des prestations ;
14. Vous assurez le back office de l’ensemble des prestations du service ;
15. En qualité d’officier d’Etat civil vous assistez les élus lors des cérémonies ;

Profil recherché

Compétences techniques

16. Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique du public
17. Connaissance des règles et des documents d’état civil et d’identité
18. Compétence en encaissement
19. Connaissance des prestations délivrées par la collectivité et la Direction
20. Procédures administratives
21. Outil informatique (logiciels liés aux prestations rendues, Trafic, Siècle, …)
22. Anglais apprécié (accueil de touristes étrangers)

Compétences comportementales :

23. Qualités relationnelles
24. Autonomie
25. Organisation et rigueur
26. Capacité d’adaptation
27. Esprit d’initiative
28. Curiosité
29. Disponibilité
30. Pédagogie
31. Technique de régulation des situations difficiles et délicates

CONDITIONS PARTICULIERES

32. Travail en open space et flex office
33. Port d’un casque lors des missions de call center
34. Vous êtes affecté principalement à une structure mais pouvez être amené à effectuer des remplacements dans une autre

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL

35. Hôtel de Ville
36. Du lundi au vendredi + 3H (de 9H-12H) 1 samedi sur 3 - 36h05 hebdomadaires - 13 RTT (OAGT / sous réserve du nombre de samedis réellement travaillés et du règlement 1607H)
37. Travail possible le samedi après-midi (cérémonies)